Guide for anskaffelse av kontormøbler: 4 steg til ditt beste kontor

Av:

Stein Erik Einstad

Stein Erik Einstad

Stein Erik Einstad er salgsdirektør for Kinnarps AS, og har gjennom flere år i bransjen fått god erfaring med forhandlere, anbud, avtaler og produkt.

Det å kjøpe ny innredning og nye kontormøbler er en oppgave som bør planlegges i god tid. De valgene man tar har en stor påvirkning på arbeidsmiljøet, trivselen og arbeidsytelsen til de ansatte. Det er mye å tenke på, og den ene beslutningen påvirker den andre. Hva er det lurt å begynne med? Og hva kan man fint vente med å avgjøre? Dette er spørsmål som fort kan bli overveldende.

Derfor har vi utarbeidet denne korte guiden for å lose deg gjennom prosessen for kjøp av nye kontormøbler. 

1. Informere, inspirere og motivere

Når en bedrift skal flytte eller ha ny innredning, er det mange meninger, og det er viktig at alle blir hørt. Godt lederskap handler om å engasjere de ansatte i beslutningene som påvirker dem, slik at medarbeidere får et eierforhold til sitt nye kontor.

Første steg i prosessen er derfor å involvere alle i prosessen gjennom å informere, inspirere og motivere. Det kan være bra å gjøre dette gjennom workshops hvor man berører temaer om hvordan arbeidslivet forandrer seg. Diskuter hvordan dette kan påvirke bedriften din og alle som jobber i den.

2. Kartlegg og analyser arbeidsoppgavene

Hemmeligheten videre er å kartlegge alle ansattes arbeidsoppgaver, hvor de vil utføre oppgaven og eventuelle andre personlige behov – det legger grunnlaget for den optimale løsningen tilpasset akkurat deres behov. Da finner du passe store areal, passende arbeidssoner, sosiale soner og akkurat de møbeltypene som trengs i forhold til de ansattes behov. Verken mer eller mindre.

3. Utform plantegninger

Etter at analysen er gjort kan det være nyttig å få inn en interiørarkitekt (eventuelt en innredningsleverandør) som kan utforme plantegninger over ulike soner eller rom i kontorbygget basert på analysen. Ditt nye kontor bør om mulig også gjenspeile identiteten og kulturen din med bruk av for eksempler farger og materialer.  

Når dette grunnarbeidet er gjort har du et godt utgangspunkt for å kjøpe kontormøbler.

4. Kjøp kontormøbler

Når du først skal kjøpe kontormøblene, er det viktig å ta hensyn til ergonomien for at de ansatte skal ha det bra på jobben. Møbler bør derfor prøves ut, spesielt kontorstoler og møteromsstoler hvor man gjerne sitter over lengre perioder. Man må vurdere hvor mange innstillinger stolene har og hvorvidt de kan tilpasses flere mennesker på arbeidsplassen. Hev/senk bord gir for øvrig god avlastning for ryggen.

Følgende tips er også verdt å ta med i betraktningen når du skal gå til anskaffelse av nye kontormøbler:

  • Budsjettet man har til rådighet blir førende. Har du et lite budsjett bør du vurdere om du skal kjøpe færre møbler til en høyere kvalitet som varer. Hvis det er mulig kan du supplere med flere møbler etter hvert som du får råd og mulighet.
  • Se om du kan kjøpe møbler som er flerbruksmøbler. Som et eksempel kan lave skap også brukes som sitteplasser eller benker.
  • Store møbler kan være lite fleksible. Det er ofte bedre og mer fleksibelt å kjøpe mindre enheter som kan settes sammen og deles opp etter behov.
  • Kjøp møbler som er enkle å rengjøre. Da varer de lengre.
  • Vurder også om noen av dine eksisterende møbler kan inngå i en ny løsning.
Les også: Sjekkliste for anskaffelse av nytt kontorinteriør

Oppsummering: Lag en oversiktlig plan og gå systematisk til verk

Du kan spare tid, penger og frustrasjon ved å starte med å lytte til ansatte og hva deres arbeidsoppgaver er, og hvor mye av dagen de bruker på de ulike oppgavene før du tenker på hvilke møbler du skal kjøpe inn.

Les også: Et godt arbeidsmiljø skapes og utvikles i fellesskap

Ikke begynn med bygget og møblene for så å se hvordan du kan fylle arealet på best mulig måte. Tenk omvendt. Hvis du starter med bygget, kan det bli dyrere enn nødvendig og du kan ende opp med arealer, rom og møbler medarbeiderne dine ikke bruker.

Bestem deg for hvorvidt du har behov for profesjonell hjelp. Sørg for at byggherre, arkitekt og alle leverandører har et godt samarbeidsklima, og at du har en samarbeidspartner som kan bistå i hele prosjektet – en som har kontroll over hele innredningsprosessen.

Vil du vite mer om hvilke møbeltyper og arbeidssoner ditt firma skulle hatt? Last ned «Skap et kontor dine ansatte vil elske!» ved å klikke på linken nedenfor.