Åpenhetsloven

Kinnarps arbeid med menneskerettigheter og etisk handel

§5 a – En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Kinnarps AS (0rg. Nr. 983 060 072)

Kinnarps AS er et heleid datterselskap av Kinnarps AB, Sverige. Vi har som formål å være en helhetsleverandør av innredningsløsninger i Norge innen kontor-, skole- og helsesektoren.

Kinnarps AS har hovedkontor og salgskontor med adresse Grinidammen 4, 1359 Eiksmarka, og er landsdekkende med salgskontorer også i Bergen, Trondheim, Drammen, Moss, Hamar, Kristiansand, Haugesund, Stavanger, Lillestrøm og Sandefjord. I tillegg er det 16 forhandlere som selger Kinnarps møbler fordelt på 19 lokasjoner i Norge.

Kinnarps AB-gruppen

Kinnarps AB- gruppen er en helhetlig leverandør av innredningsløsninger for kontorer og offentlige miljøer. Høy kvalitet og lav miljøbelastning preger hele kjeden – fra råvarer til ferdige løsninger for arbeidsplassen. Kinnarps forretningsidé er å forstå og oppfylle behovene til bedrifter og organisasjoner for innredningsløsninger og tilhørende tjenester. Vi tar ansvar for helheten på en bærekraftig og ressurseffektiv måte, fra behovsanalyse til funksjonell innredning. Dette oppnår vi ved å effektivt koordinere våre egne og våre samarbeidspartneres ressurser.

Kinnarps Group er familieeid og omfatter seks produksjonsanlegg, som alle er lokalisert i Sverige. Produksjon og montering av konsernets produkter utføres i Kinnarp, Jönköping, Skillingaryd, Vinslöv og Tranås (2). Hovedkontoret med konsernledelse og sentrale konsernfunksjoner ligger i Kinnarp.
Kinnarps eier en rekke salgsselskaper i 10 land. Hvert selskap ledes av en administrerende direktør med et nasjonalt team og andre ressurser for å effektivt utføre sine salgsaktiviteter. Hvert selskap har kommersielt ansvar for sin region.

Kinnarps Group designer, utvikler, markedsfører og selger følgende varemerker: Kinnarps, Materia, Skandiform, NC Nordic Care, Drabert og MartinStoll. 73,8 % av Kinnarps AS omsetning er av våre egne varemerker.

Vårt mål er å ha kontrollerte gode arbeidsforhold i hele vår verdikjede som bidrar positivt til samfunnsutviklingen på steder der vi opererer og har våre samarbeidspartnere. Målet er knyttet til FNs bærekraftsmål «God helse og livskvalitet», «Anstendig arbeid og økonomisk vekst» og «Mindre ulikhet».

Etiske retningslinjer

Kinnarps arbeider i samsvar med kjerneverdiene og den konsernovergripende strategien for å beskytte menneskerettigheter, oppmuntre til rettferdige arbeidsforhold, bekjempe korrupsjon og bidra til samfunnets langsiktige bærekraft i konsernets daglige drift. For å sikre at vi driver forretninger på en ansvarlig måte i alle deler av konsernet, har vi laget Kinnarps Etiske Retningslinjer. Formålet med retningslinjene er å fastslå hvilke prinsipper som gjelder innenfor områdene menneskerettigheter, arbeidsrett, miljø og antikorrupsjon, og for å tydeliggjøre vår tilnærming til ansatte, leverandører, kunder og andre interessenter. Retningslinjene er basert på de ti prinsippene i FNs Global Compact og gjennom disse retningslinjene støtter Kinnarps også ILOs åtte kjernekonvensjoner, OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og FNs globale mål for bærekraftig utvikling.

Kinnarps krever at alle ansatte og enkeltpersoner som jobber for eller på vegne av Kinnarps respekterer og følger relevant lokal, nasjonal og internasjonal lovgivning sammen med Kinnarps Etiske Retningslinjer, selv om retningslinjene stiller høyere krav enn nasjonale forskrifter, lover eller standarder.

For å tydeliggjøre Kinnarps forventninger til ansvar i leverandørkjeden, har vi laget Kinnarps Etiske Retningslinjer for leverandører. Selv om disse retningslinjene stiller høyere krav enn nasjonale forskrifter, lover eller standarder, krever Kinnarps at leverandøren respekterer og følger dem. I tillegg til dette grunnkravet stilles det også materialspesifikke krav, basert på miljømerker, til materialet som leveres.

Det er følgende posisjoners ansvar å sikre at etiske retningslinjer følges innenfor rammen av deres eget ansvarsområde;
Ledere med personalansvar er ansvarlige for å kommunisere etiske retningslinjer til nyansatt personell, og sikre at de tar til seg informasjonen og forstår Kinnarps tilnærming til punktene som dekkes av de etiske retningslinjene.

Ansvarlig innkjøper er ansvarlig for at etiske retningslinjer for leverandører formidles til leverandøren, at de undertegner etiske retningslinjer, at etiske retningslinjer er inkludert i kontraktskriving og at oppfølging gjøres innenfor rammen av øvrige oppfølginger hos leverandør.
Den enkelte forhandler er ansvarlig for å overholde retningslinjene ved kontakt med kunder og ansettelse av nytt personale (i samsvar med prosedyren for ledere med personalansvar ovenfor).

Kinnarps ønsker å ha en åpen bedriftskultur der alle kan føle seg trygge på å si ifra når problemer oppdages. Kinnarps Whistleblowingsystem er en metode for å rapportere mistanke om alvorlige uregelmessigheter og avvik fra etiske retningslinjer hvor melder har mulighet til å være anonym. Whistleblowingsystemet er et supplement til vanlige rapporterings- og kommunikasjonskanaler. Alle som har mistanke om uregelmessigheter innenfor Kinnarps organisasjon skal kunne melde dette enkelt, anonymt eller åpent, uten å risikere represalier. Formålet med whistleblowingsystemet er å åpne for at mulig mistanke om uregelmessigheter kan komme frem selv om det av en eller annen grunn ikke er mulig å kommunisere på vanlig måte.

Kinnarps Group har en bærekraftspolicy som utgjør konsernets kvalitets-, miljø-, energi- og arbeidsmiljøpolicy. Innenfor disse eller andre relaterte områder kan det komme tillegg i form av retningslinjer, strategier og/eller handlingsplaner. Kinnarps har også en konserndekkende mangfoldspolicy som slår fast at Kinnarps bygger på et grunnsyn om at alle mennesker har like stor verdi, og at alle skal behandles med respekt og verdighet uavhengig av menneskelige forskjeller. Vi tar dermed avstand fra enhver form for trakassering eller støtende diskriminering som kan forekomme på arbeidsplassen eller i arbeidsrelaterte situasjoner.
§5 b – Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger

Risikoanalyse

For å sikre etterlevelse av våre etiske retningslinjer, gjennomføres kartlegging og risikoanalyser av virksomheten innenfor hvert fagområde. Identifiserte risikoer håndteres og følges opp innenfor rammen av den respektive risikovurderingen og en oppsummering av resultatene av gjennomførte risikoanalyser tas opp i konsernledelsens gjennomgang en gang i året.

Kinnarps har gjennomført en kartlegging av mangfold og likebehandling på arbeidsplassen basert på medarbeiderstatistikk, resultater fra kartlegging og dokumentasjonsanalyse av virksomhetens retningslinjer og prosedyrer.

Gjennomførte risikoanalyser innenfor arbeidsmiljøområdet viser identifiserte risikoer knyttet til ulykker med personskader, og manglende sosialt eller organisatorisk arbeidsmiljø som følge av mangler i det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet.

Leverandørkjeden

Kinnarps har kartlagt og satt sammen en overordnet risikoanalyse som gjelder samfunnsansvar i leverandørkjeden. Den overordnede risikoanalysen sammenstiller informasjon fra flere ulike kilder, både bedriftsspesifikke og offentlig tilgjengelige kilder og gjennomførte risikoanalyser i bransjen. Basert på risikoanalysen er det identifisert tre hovedfaktorer; produksjonsland, type prosess og type materiale.

Forholdene i landet hvor råvareutvinning eller fremstilling foregår har stor betydning for risikonivået. I saker der råvareutvinning eller fremstilling skjer i land med svake juridiske institusjoner og begrenset rettssikkerhet, vurderes risikoen for både menneskerettigheter, arbeidsforhold, miljø og korrupsjon som høy. På råvarenivå er sporbarheten begrenset og dermed har risikoen en tendens til å øke lenger ned i leverandørkjeden. Risiko for brudd på menneskerettigheter, arbeiderrettigheter og negativ miljøpåvirkning oppstår ved utvinning av råolje, metaller og ved skoghogst. Risikoen kan variere betydelig avhengig av opprinnelsen til råvaren.

Forsyningskjeden for tekstilmaterialer er forskjellig avhengig av type materiale som brukes. Høy risiko forekommer innenfor områdene menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter både i fremstilling av råvarer og i produksjon. Risikoene inkluderer blant annet diskriminering, tvangs- og barnearbeid, utilstrekkelig lønn og seksuell trakassering. Risikoen for brudd på menneskerettigheter og arbeidsforhold avhenger i stor grad av landet hvor produksjonen foregår. I skogbruket er det en risiko for at trær er felt ulovlig. Tømmer fra ulovlig hogst kan havne i lovlige handelsstrømmer gjennom smugling. Forfalskning av tillatelser og bestikkelser for å få tillatelse til å hogge mer skog enn regulert er vanlige lovbrudd. Forsyningskjeden for elektroniske komponenter er lang og kompleks og inneholder mange underleverandører. Høy risiko oppstår innen områdene menneskerettigheter og arbeiderrettigheter i fremstilling av råvarer og i produksjon. Risikoen inkluderer tvangs- og barnearbeid, tvangsflytting av urbefolkninger og lokalbefolkninger, utilstrekkelig lønn, farlig arbeidsmiljø, ulovlig overtid og trakassering. Det er spesielt høy risiko ved utvinning av såkalte konfliktmineraler.

Arbeidskrevende arbeid som søm og tapetsering kan innebære økt risiko for arbeidsforhold og arbeidsmiljø. Også andre typer arbeidskrevende tjenester som renhold og transport kan innebære økt risiko. Produksjon hvor det foregår intensiv kjemikaliehåndtering kan utgjøre en høy risiko for helse og arbeidsmiljø.

Vi gjennomfører dyptgående risikovurderinger av leverandører av materialer og komponenter basert på produksjonsland, type prosess og type materiale. Ved vurdering av produksjonsland tar vi utgangspunkt i BSCIs landrisikoliste. Risikoanalysene viser at det er økt risiko knyttet til en rekke leverandører som til sammen står for 4 % av innkjøpsvolumet.

Vi innhenter informasjon og risikovurderer leverandører av ferdige produkter samt essensielle driftsleverandører via et nettbasert kartleggingssystem. Risikovurderingen er basert på informasjon om hvilke land leverandøren befinner seg i og handler med, samt leverandørens svar angående deres arbeid. Sammenstillingen av risikoene viser middels risiko knyttet til landrisiko og at det er mangler ved leverandørenes kartlegging, risikostyring og kontroll av leverandørkjeden. Vi ser også at risikoen er høyere for arbeidsintensive tjenester utført av ukvalifisert arbeidskraft.

§5 b – Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene

Oppfølging og handlinger

Som et ledd i å sikre et godt arbeidsmiljø for ansatte i Kinnarps er alle produksjonsenheter i konsernet arbeidsmiljøsertifisert etter ISO 45001. Vi gjennomfører risikovurderinger og rullering mellom arbeidsstasjoner for å forebygge ulykker og hendelser. Vi registrerer og undersøker systematisk ulykker og hendelser og iverksetter tiltak for å sikre at hendelsen ikke skjer igjen. I løpet av året har vi fokusert på å øke bevisstheten om viktigheten av å melde alle hendelser. Definisjonen av hendelser er justert slik at også mindre hendelser klassifiseres som ulykke. Hendelser skjer hovedsakelig ved våre produksjonsenheter hvor en relativt stor mengde materiell håndteres manuelt. Arbeidsmiljøarbeidet utføres i samarbeid med verneorganisasjonen.
Alt personell ved produksjonsenhetene er omfattet av tariffavtaler. Kinnarps arbeider ut fra en mangfoldsplan med identifiserte mål og tiltak knyttet til arbeidsforhold, inntektsgivende arbeid og foreldreskap, trakassering og seksuell trakassering, rekruttering og forfremmelse, opplæring og kompetanseutvikling, samt lønns- og andre arbeidsvilkår. Det er blant annet gjennomført opplæring om krenkende diskriminering for ledere og verneombud. Kinnarps gjennomfører årlig en lønnsundersøkelse for å sikre at det ikke forekommer diskriminering. Vi jobber blant annet med kompetansebasert rekruttering for jevnere kjønnsfordeling og for å gi ansatte mulighet til å utvikle sin kompetanse.

Leverandørkjeden

I tilfeller hvor den grundige risikoanalysen til en leverandør viser høyere risiko for at kravene i våre retningslinjer ikke oppfylles, gjennomfører vi en stedlig revisjon hos leverandøren. Dersom det avdekkes avvik under leverandørrevisjonen, utarbeider leverandøren en handlingsplan for å rette opp avviket. Leverandørens handling følges deretter opp gjennom bevis og verifikasjoner eller besøk på stedet. Eventuelle avvik må utbedres for at vi skal innlede eller fortsette et samarbeid og dersom leverandøren ikke avhjelper eventuelle innsigelser, vil vi avslutte forholdet. Av tilsynene som er gjennomført viser resultatene at forholdene hos våre leverandører generelt er gode. De vanligste manglene er mindre mangler knyttet til brannvern og det forekommer også at verneutstyr ikke brukes selv om det er tilgjengelig. Når vi følger opp leverandørenes tiltak ser vi at det har skjedd forbedringer og at arbeidet vårt gir effekt.

Samtlige leverandører av materialer og komponenter som er vurdert å ha økt risiko er fulgt opp med revisjon. Dette betyr at 100 % av våre leverandører av materialer og komponenter til konsernets produkter enten er vurdert som lavrisiko eller er revidert. Vi jobber med insourcing av produksjon av plastkomponenter fra primært leverandører i Asia til vår produksjon i Skillingaryd i Sverige. I løpet av året har vi også startet insourcing av metallproduksjon til vår fabrikk i Jönköping.

Vi krever at alle artikler som kjøpes til konsernets produkter skal oppfylle materialkrav basert på kravene i gjeldende miljømerker. Vi innhenter også informasjon om fremstillingsland og har rutiner for å kontrollere opprinnelsen av alle treråvarer når det gjelder treslag og hogstland. Vi godtar for eksempel ikke trevirke fra skog med høye naturverdier, områder som er omgjort fra naturskog til plantasjer eller hvor det er sosiale konflikter. I 2023 var 95 % av råvarer fra tre som ble brukt i konsernets produkter sertifisert. Våre enheter i Kinnarp, Skillingaryd, Tranås og Vinslöv er sporbarhetssertifisert i henhold til FSC® Chain of Custody. FSC®-merking er en garanti for at råvaren kommer fra et miljøvennlig, sosialt ansvarlig og økonomisk bærekraftig skogbruk. Når det gjelder tekstiler tilbyr vi slitesterke og naturlige materialer som for eksempel ull fra Norge og New Zealand, men vi jobber også med kunstmaterialer blant annet Xtreme av resirkulert polyester. Vi stiller krav til at all vår ull skal være mulesingfri. I 2023 var 93 % av tekstilene i vårt sortiment sertifisert med Oeko-Tex® eller EU Ecolabel, som betyr at de er produsert med hensyn til miljø og helse. Vårt lær er vegetabilsk garvet uten tungmetaller. Vi krever at konfliktmineraler ikke kan inngå i elektronikken. Ved å gjøre dette ønsker vi å sikre at vi ikke bruker elektronikk som inneholder tinn, tantal, wolfram eller gull som er utvunnet ulovlig eller hvor utvinningen bidrar til å støtte konflikter.

Vi har i løpet av året gjennomført en gjennomgang av leverandører av komplementære produkter og jobber for at alle har signert våre etiske retningslinjer for leverandører. Gjennom vårt nettbaserte vurderingssystem ber vi om tilleggsinformasjon fra leverandører der det er identifisert risikoområder eller mangler. Systemet gir også anbefalinger til forbedringer.
 
Eiksmarka, 2024-06-14

Last ned