Sjekkliste for anskaffelse av nytt kontorinteriør

Når du skal gå til innkjøp av nytt interiør til kontoret er det mye å tenke på og flere leverandører og lovverk å ta hensyn til. Ved hjelp av disse sjekkpunktene vil du ta riktige valg samtidig som hele prosessen blir enklere.

Sett opp detaljerte funksjonelle krav

Hva er dine kolleger opptatt av? Har du noen budsjettrammer? Har virksomheten noen miljøkrav som må tas hensyn til? Skal det se likt ut? Noen nye forhold som påvirker arbeidsmiljøet vi bør tenke på?

Les også: Hvordan innarbeide miljøhensyn i ditt anbud på kontorinnredning?

Undersøk om det foreligger en rammeavtale for den aktuelle anskaffelsen

Har virksomheten noen avtaler du må forholde meg til? Noen rabatter hos en leverandør? Kanskje burde du se på muligheten for å lage en slik avtale for fremtiden?

Gjennomfør gjerne noen innledende samtaler eller besøk hos aktuelle leverandører i en tidlig fase

Hvilke ulike leverandører er tilgjengelige og hva er de gode på? Er det noen leverandører som passer bedre enn andre i forhold til de kravene du har definert i punkt 1? Hva med kvalitet opp mot pris? Hva er egentlig en god pris?

Vurder om du har behov for eksterne rådgivere i prosessen

Eksterne rådgivere har ofte innsikt i temaer som ergonomi, design, teknologiske løsninger, ulike arbeidsmiljø og hva fremtiden bringer.

Les også: Aktivitetsbasert kontorinnredning er fremtiden

Bestem hvordan dine vektingskriterier skal være

Når du snakker med en leverandør bør du ha gjort noen tanker om hvilke kriterier som er avgjørende. Skal pris bety alt? Eller er også miljø og design viktig? Pass på å sette kriterier som er mulig å vurdere objektivt.

Les også: Skap godt arbeidsmiljø med ergonomiske kontormøbler

Bestem hvordan vurdering i forhold til kriteriene dine skal skje

Pris: Livssykluskostnader eller anskaffelsespris? Velg i tillegg ut produkter som er spesielt viktige og be om spesifisert pris på disse. Be om spesifikasjon på hvilke tilleggstjenester som inngår i prisen.

Kvalitet: ISO 9001-sertifisert, produktkvalitet i samsvar med relevante EN-standarder, levetid på produktene (forventet eller garantert?), fleksibilitet, FDV-dokumentasjon, garanti, tilgjengelighet på deler/service.

Gjennomføringsevne: Lokal tilstedeværelse, leverandørens størrelse, kompetanse, økonomi/kredittrating, prosjektorganisasjon, leveringstid, leveringssikkerhet, prosjektgjennomføringstid.

Husk universell utforming

I Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) stilles det krav til “universell utforming”.  Dette betyr at alle produkter, tjenester, bygninger og omgivelser skal planlegges slik at de kan brukes av så mange som mulig. Dette fordi fysisk tilgjengelighet ofte legger grunnlaget for sosial tilgjengelighet og deltagelse i samfunnet.

Les også: Universell utforming av arbeidsplassen, hva betyr det?

Sikre at du har en god metode for å kvalifisere leverandører

Hva er viktig og hvordan skal du gjøre en evaluering rettferdig? Se på de kriteriene du satt som viktig og evaluer ut fra dette.

Hvis du ønsker mer informasjon om hva som er viktig rundt miljø og ergonomi for arbeidsplassen, eller ønsker inspirasjon rundt produktnyheter – last ned:

Denne artikkelen ble første gang publisert 21.09.2016, og har siden blitt oppdatert og revidert.