Hvorfor er det viktig å tenke på datadeling når du skal innrede kontor?

Datadeling har blitt en naturlig del av arbeidshverdagen vår. Med nye teknologiske funksjoner endres arbeidsrutinene og det stilles nye krav til arbeidsplassen. Det er avgjørende at du som ansvarlig for å innrede et nytt kontor eller pusse opp, vet hvordan du skal tilfredsstille disse kravene. Her er det du burde vite om datadeling på arbeidsplassen.

En smidig tilgang til digitalt materiale er essensielt for de fleste virksomheter i vår tid. Virtualisering og globalisering har skapt et miljø der tid og rom ikke er det de pleide å være. Arbeidet i denne nye verden betyr å møte og hilse på kolleger i andre funksjoner, på andre steder, fra andre forretningsenheter, i andre tidssoner, hvor en kultur for samskaping og samarbeid rår. Det er økt fokus på kunnskapsdeling, nettverk og inspirasjon, og kunder forventer i større grad å bli fulgt opp av teknologiske løsninger. Dette er krefter som allerede har, og kommer til å fortsette å presse grensene for arbeid i digitale verdener og påvirker arbeidsplasser ut fra mange aspekter.

Leesman Index er et firma som måler hvor godt et arbeidsmiljø støtter arbeidsoppgavene de ansatte utfører. I en av deres undersøkelser, anga 79 prosent at de har tilgang til teknologiske løsninger for å nå arbeidsfiler og nettverk utenfor arbeidsplassen. Men hvordan legger man til rette for disse forandringene på kontoret?

Les også: Moderne kontor: Arkitektens guide til teknologi i kontorlokalet

Arbeidsplasser mellom tid og rom

Organisasjoner må tilpasse seg og utforme de fysiske arbeidsplassene, for eksempel med allsidige lokaler, spesielle prosjektsoner og moderne teknologi for tankeproduktivitet. En viktig fremmende faktor for denne type arbeidsplasser er en smidig tilgang til digitalt materiale, da det gir bevegelighet og økt fokus på kunnskapsdeling og en vilje til å bygge nettverk og dele inspirasjon og nettverksbygging.

Mange arbeidsplasser er fortsatt avhengige av enpersonsredigering og tilgang til et dokument på en enhet. For å fullt omfavne denne type samarbeid, må oppførselen og sikkerheten tilpasses en mer flytende type arbeidsmodell, der tillit er viktig og kommunikasjon er nøkkelen til for eksempel å tillate flere folk å jobbe på en presentasjonskisse i skyen.

Les også: Gjør teknologien til en lagspiller med arkitekturen

Visuelle møterom

De ansatte blir stadig mer avhengig av å samarbeide på tvers av funksjoner, avstander og tidssoner. I noen virksomheter blir det ikke lenger nødvendig med store møterom. Da blir det istedenfor viktig å optimalisere lys, lyd og brukervennlighet på mindre områder, slik at man sømløst kan holde videokonferanser.

Noen vil foretrekke å møte kunder og kolleger i visuelle møterom fra sitt eget arbeidsområde. Da er det viktig å legge opp kontoret slik at andre ikke blir forstyrret. Telenærvær og smarte vegger kan være en integrert del av disse plassene hvor åpent designsamarbeid er mulig. Det vil være et større fokus på så vel skjermer i ulike former og størrelser som å enkelt kunne ta med digitalt arbeid overalt. Skjermen blir det viktigste verktøyet og samhandlingsstedet. Synkrone verktøy kommer til å bli tilført i større grad. Video- og lydkonferanser, deling av data og bevegelsessensorer er eksempler på dette.

Nytt kontordesign må fremme og tilpasse denne virtuelle arbeidsplassen og også inkludere det sosiale aspektet i virtuelle samarbeidsmøter. Med dette kan du tilby de ansatte mer sikkerhet og utvikle nye sosiale metoder for å gi privatliv og alenetid. Ansatte vil være i stand til å gi slipp på sine private skrivebord og samtidig få tilgang til utallige arbeidsplasser – i eller utenfor sitt vanlige arbeidssted.

Les også: Fremtidens kontor: Menneske, rom og teknologi

Å blande fysisk og virtuell kommunikasjon i samme rom skaper nye kriterier for interiørdesign, samhandling og produktdesign. Vi har skrevet om slike nyttige emner i vår Trendrapport. Hvis du ønsker å få flere detaljer rundt digitale muligheter og hvilke trender som gjelder, kan du laste den ned ved å klikke på linken nedenfor.

Denne artikkelen ble første gang publisert 14.09.2016, og har siden blitt oppdatert og revidert.