Skal bedriften flytte til nye lokaler? Gjør dette først

Når en bedrift vurderer om de skal flytte er det mye som må falle på plass. Ofte kan prosessen bli både ressurskrevende og kaotisk. For å unngå dette, bør du sørge for å gjøre disse tingene før dere flytter.

Kartlegg arealbehovet

Hvor mye plass trenger dere egentlig? Mange kontorer har flere kvadratmeter enn de strengt tatt behøver. Dette resulterer i at flere cellekontor står tomme store deler av dagen, som er svært kostbart i lengden. Dette er heller ikke gunstig med tanke på arbeidsmiljøet. 

Ved å kartlegge arealbehovet og finne en bedre måte å utnytte den tilgjengelige plassen, kan det hende dere ikke trenger å flytte i det hele tatt. Du bør lage en oversikt over de ansattes arbeidsoppgaver, hvilke behov de har for å jobbe i grupper eller uforstyrret i stilleområder og hvor ofte de er på kontoret.

Dersom du merker deg at mange av de ansatte velger hjemmekontor fremfor å jobbe på arbeidsplassen bør det gå av en varsellampe. Det er fint å gi de ansatte valgmuligheter, men kontoret må samtidig være et innbydende sted å jobbe.

Les også: For liten plass på kontoret? Trenger du egentlig å flytte? 

Involver de ansatte

Involver de ansatte så tidlig som mulig i prosessen. Det trenger ikke være en omfattende prosess, selv for store selskaper. Du kan for eksempel gi de ansatte en spørreundersøkelse hvor de får svare på hvordan de foretrekker å jobbe. Det er ikke noe poeng å sette opp cellekontorer dersom ingen liker å jobbe på den måten. Legg heller til rette for sosiale loungeområder og egne soner man får jobbe uforstyrret med arbeidsoppgaver som krever høyt konsentrasjonsnivå.

Les også: Sjekkliste ved flytting: 6 ting du bør huske på

Resirkuler møbler

Etter dere har kartlagt behovet til bedriften er det på tide å ta en avgjørelse på hvilke møbler som skal beholdes og hvilke som bør resirkuleres. Sørg for at blant annet stolene og bordene kan stilles inn etter den ansattes behov og at de gjør det mulig å variere arbeidsstillingen. Kontorinnredning bør kunne justeres ettersom bedrifter vokser eller krymper. Det bør også tilrettelegges for at møbler kan repareres eller skiftes trekk på, slik at de får et moderne uttrykk.

Les også: Flytte, omstrukturere eller endre kontoret? Her er tjenestene du bør vite om!

Når du vet hva som skal resirkuleres er det viktig at det blir sortert ordentlig. Dette sikrer en kostnadseffektiv prosess. Dersom dere har mye, plast, papp, papir eller treverket kan avfallsaktører betale for at dere resirkulerer det. Det vil med andre ord lønne seg å gjøre en skikkelig jobb på dette området.

Ta gjerne en kikk på vår e-bok «Next Office» for flere råd om hvordan du kan skape det optimale kontoret for deg og kollegaene dine.

Denne artikkelen ble første gang publisert 27.10.2016, og har siden blitt oppdatert og revidert.