Glem alt du (tror du) vet om aktivitetsbasert kontor

Det finnes mange spørsmål og mange fordommer om såkalte aktivitetsbaserte kontor. Det som er viktig, er å ta utgangspunkt i hva du ønsker det neste kontoret ditt skal være. Kanskje bør det være aktivitetsbasert, kanskje ikke. Kanskje skal det være åpent, kanskje ikke. Ikke la deg skremme av ordet, for ditt neste kontor kan være helt eller delvis aktivitetsbasert – eller ikke. Det perfekte kontoret skaper du sammen med dine kollegaer.

De siste årene har det vært i «tiden» å snakke om aktivitetsbasert kontor, men la oss ta det fra starten, slik at du vet hva du skal ta stilling til hvis du skal flytte eller innrede. Slik at du vet, ikke tror.

Aktivitetsbasert arbeid: Hva det er, og hva det ikke er

Begrepet «Activity Based Working», eller aktivitetsbasert arbeid, fikk sin start allerede for 20 år siden i et nederlandsk selskap. De ville skape et kontor som var tilpasset arbeidsoppgavene, istedenfor at de ansatte måtte tilpasse seg et tradisjonelt kontor. Det aktivitetsbaserte kontoret tar derfor utgangspunkt i mennesket og arbeidsoppgavene som skal utføres, og ikke i et ferdig innredningskonsept.

Ønsker du å vite mer om analysen som bruker mennesket som utgangspunkt for innredning, kan du se denne videoen:

En rask utvikling innen feltet i begynnelsen av 2010, førte til et paradigmeskifte. Plutselig var det mulig å jobbe akkurat hvor man ville, både på og utenfor kontoret. I dag er det ikke stedet du drar til som definerer arbeidsplassen din, men jobben du gjør. I denne utviklingen har aktivitetsbasert arbeid igjen blitt mer aktuelt – og da er det viktig å skille dette fra diskusjonen rundt åpent eller lukket landskap. Det er ikke det samme.

Les også: Aktivitetsbasert arbeid er fremtiden

Men, som med alle trender, er det mye engasjement og meninger, og det dukker alltid opp egne tolkninger og tilnærmet like løsninger. Dessverre er det mange av løsningene som ikke kan knyttes til grunnideen rundt aktivitetsbasert kontor, og tanken om fleksible og smidige løsninger blir debattert bort i helt andre problemstillinger. Grunntanken er å forme konoret etter arbeidsoppgavene og menneskene som utfører oppgavene – ikke presse alle inn i en gitt innredning. Det er da man risikerer utilfredsstillende resultatet, og de negative reaksjonene kommer.

Når dere skal finne en god løsning på jobb, ny innredning, noe som motiverer og skaper resultater, vit at følgende ikke er aktivitetsbasert:

• Desksharing: Her går man kun utfra belegningsgrad og måler hvor mange skrivebord man trenger for å minimere arealene og være kostnadseffektive. Prinsippet er at alle medarbeiderne deler skrivepulter, og dette kan gjøre ansatte bekymret for å få en god plass på jobben, eller hvor de skal ta sensitive telefonsamtaler.

• Flexkontor: I Flexkontor har ikke den ansatte fast plass. Istendenfor å ha skrivebord til alle, så halveres plassen for skrivebord for å få inn møterom, samtalerom og kreative soner. Her brukes samme areal til flere bruksområder man deler på å bruke. Denne varianten forveksles oftes med aktivitetsbasert arbeid siden man deler inn området i ulike oppgaver, men den positive effekten kan utebli siden metoden ikke inkluderer hvordan de ansatte selv ønsker det, og hvordan organisasjonen arbeider.  

Les også: Virksomhetstilpasset kontor: Hva det er, og hvorfor du bør ha det

Sett oppgaver, behov og ansatte i fokus

Lærdommen er: ikke press ansatte eller organisasjoner inn i ferdige løsninger. Vi må rygge litt, starte på begynnelsen, og begynne med oppgaver, behov og de ansatte. Det krever et system og en god, detaljert plan. Skal du jobbe aktivitetsbasert er det viktig å inkludere følgende:

• Kontoret skal støtte alle de ulike personlighetene og arbeidsmetodene – både individuelt og i team

• Kontoret skal være skreddersydd for akkurat deres organisasjon, og skape et produktivt arbeidsmiljø med effektive prosesser

• Det skal være mulig å selv velge en funksjonell plass i et stressfritt miljø

Et kontor som er utarbeidet med medarbeiderne i sentrum, er attraktivt for nye medarbeidere, og er med på å skape et kompetent miljø som styrker bedriftens resultat og merkevare. 

Vil du lese mer om hvordan du kan skape ditt neste kontor – last ned «Next Office» brosjyren vår.