Glem alt du (tror at) du vet om aktivitetsbaserte kontorer!
For bedrifter som vil satse på arbeidsplassutvikling og smarte kontorer har nettopp det aktivitetsbaserte kontoret vært førstevalget. Men samtidig hører man negative stemmer. Er aktivitetsbaserte kontorer så bra som det påstås?
”Ja! Men det finnes en viss forvirring rundt hva et aktivitetsbasert kontor faktisk er. Mange bedrifter som tror at de jobber aktivitetsbasert, gjør det ikke egentlig – og da er det ikke så rart at det ikke fungerer", mener Henrik Axell.
Men vi tar det fra begynnelsen.
Begrepet "Activity Based Working", eller aktivitetsbasert arbeid, ble oppfunnet allerede for 20 år siden av et nederlandsk selskap. De ville skape et kontor som var tilpasset til hvordan medarbeiderne faktisk jobbet – i stedet for at medarbeiderne skulle tilpasse seg til et tradisjonelt møblert kontor. Det aktivitetsbaserte kontoret tok altså utgangspunkt i arbeidsmåten, ikke i et ferdig innredningskonsept.
Den raske teknologiske utviklingen på begynnelsen av 2010-tallet innebar et paradigmeskifte. Plutselig var det mulig å jobbe hvor som helst, både på og utenfor kontoret. I dag er ikke arbeidet lenger stedet du drar til, men jobben du gjør. Ideen om det aktivitetsbaserte kontoret passer svært godt inn i denne utviklingen.
"Men, som alltid med nye trender er det mange som engasjerer seg og utvikler egne konsepter. Det betyr at det har vært mange ulike ideer om hva som er aktivitetsbasert. Noen løsninger stemmer ikke i det hele tatt med grunnideen for det aktivitetsbaserte kontoret – nemlig å forme kontoret etter arbeidsmåten – og da risikerer man at resultatet ikke blir bra. Desk sharing og fleksikontorer er to slike klassiske eksempler", sier Henrik Axell.
DETTE ER IKKE AKTIVITETSBASERT:
Desk sharing
Her tar man bare utgangspunkt i beleggsprosenten med det målet å redusere kontorarealet til et minimum. Det er vanlig at man har et antall skrivebord som medarbeiderne forventes å dele på, og det finnes ingen alternativer. Medarbeiderne blir stresset av å ikke vite om de har en plass å jobbe ved, og utsettes ofte for konstante avbrytelser i form av samtaler og telefonsamtaler.
Fleksikontor
På fleksikontorer har ikke medarbeiderne faste plasser. Det reduserte arealet som blir resultatet av færre skrivebord i forhold til antall medarbeidere, brukes blant annet til å lage samtalerom, møterom og møteplasser. Fleksikontoret forveksles ofte med det aktivitetsbaserte kontoret, siden det finnes mange arealer å velge mellom. Den positive effekten uteblir imidlertid fordi kontoret egentlig ikke er utformet etter hvordan organisasjonen arbeider. I stedet er det risiko for at det nye kontoret blir et sted for stress og misnøye.
-
KINNARPS NEXT OFFICE®
-
Ditt nye kontor – på dine betingelser
En av de grunnleggende forutsetningene for å lykkes med et aktivitetsbasert kontor er at organisasjonen er klar for denne typen arbeidsmåter. Og slik er det ikke alltid.
"Det skyldes ofte bedriftskulturen. I Nederland og de nordiske landene har den aktivitetsbaserte arbeidsmåten blitt raskt etablert, men i mange andre deler av Europa går utviklingen litt langsommere. Min gjetning er at det skyldes at vi i Norden har flate organisasjoner, noe som gjør at omstillingen går lettere. Men egentlig er det bedriftskulturen som er det interessante. Så snart man har en organisasjon som preges av selvledelse og individer med høy evne til å ta ansvar, er aktivitetsbasert et alternativ", sier Henrik Axell, Concept Manager i Kinnarps.
Fremtidens kontor
Lærdommen er at det ikke er mulig å presse inn individuelle organisasjoner og individer i ferdige konsepter. I stedet må vi gå tilbake til den opprinnelige ideen: å ta utgangspunkt i arbeidsmåte og behov. Derfor har Kinnarps utviklet Next Office, som er en konkret handlingsplan med det formål å skape det perfekte kontoret for hver organisasjon. Next Office er veien til det neste kontoret ditt, og bygger på seks trinn. Utgangspunktet er en grundig analyse av organisasjonens og individenes arbeidsmåte.
"Å gjøre hjemmeleksene er nøkkelen til suksess. Trinn 1–3 er en analysefase der vi sammen bygger opp den nødvendige kunnskapen. Trinn 4–6 er gjennomføringsfasen, der vi velger den løsningen som passer for den aktuelle bedriften/organisasjonen", forklarer Henrik Axell.
Ergonomiske arbeidsplasser
Analysen ligger til grunn for hvordan kontoret så blir utformet. Alt avhenger av hva medarbeiderne trenger og hvordan de jobber. Hvis man snakker mye i telefonen, skal det være godt med plass til å trekke seg unna for uforstyrrede samtaler. Og hvis man jobber mye i prosjekter, må det være mange fleksible prosjektarealer. Det handler om å skape bedre ergonomi og energi, uansett om det handler om klassisk arbeidsplassergonomi med møbler som lett kan justeres for ulike brukere, eller om å skape et kreativt miljø med god lydergonomi og frihet for individet.
Next Office bygger på engasjement og delaktighet – fra bedriftsledelsen og fra medarbeiderne. Alle inkluderes i prosessen, og innhentingen av informasjon skjer gjennom workshops, seminarer og nettundersøkelser.
Siden Next Office tar utgangspunkt i den individuelle organisasjonen, passer metoden like godt uansett om man er en kommune, stat, fylkesadministrasjon eller en bedrift. Det er arbeidsmåten som er overordnet for den fysiske arbeidsplassen.
ØKT SAMARBEID I ET KREATIVT OG POSITIVT KONTORMILJØ.
OPTIMERT ARBEIDSAREAL DER HVER KVADRATMETER BRUKES PÅ BEST MULIG MÅTE.
KONTORET STØTTER ULIKE PERSONLIGHETER OG ARBEIDSMÅTER – BÅDE TEAM OG INDIVIDER.
KONTORET SKREDDERSYS FOR VIRKSOMHETEN DERES, OG GIR ET MER PRODUKTIVT ARBEIDSMILJØ OG MER EFFEKTIVE PROSESSER.
MULIGHETEN TIL SELV Å VELGE EN FUNKSJONELL PLASS TIL ARBEIDET GIR ET STRESSFRITT MILJØ. ERGONOMISKE PRODUKTER REDUSERER RISIKOEN FOR ARBEIDSRELATERTE SKADER.
ET KONTOR SOM ER UTFORMET MED MEDARBEIDERNE I SENTRUM TILTREKKER SEG NY OG EKSISTERENDE KOMPETANSE, OG STYRKER SELSKAPETS VAREMERKE.
TRENDUNDERSØKELSE
– DET SKJER PÅ KONTORET!
1.
For første gang er vi fire generasjoner som arbeider side ved side. En 20-åring og en 70-åring arbeider på ulike måter, og det må vi tenke på når vi utformer kontorene våre.
2.
At selskapet gjør bærekraftige valg – også på kontoret – blir stadig viktigere for både kunder og medarbeidere.
3.
Trådløs tilkobling eruunnværlig på alle arbeidsplasser – ikke bare på kontoret.
4.
Prosjektarbeid blir en stadig mer populær arbeidsform.
5.
Medarbeiderne krever større innflytelse over arbeidsplassen sin – hvor de jobber og hvordan.
6.
Den nye mobiliteten innebærer at avbrytelser og distraksjoner blir et stadig større problem på jobben. Derfor må arbeidsplassen innredes slik at medarbeiderne får mulighet til å jobbe i fred – når de trenger det