Blir møtene ødelagt av møterommet?

Slik kan dere endre det

Samarbeid og felles kreativitet er en naturlig del av dagens arbeidsliv, uansett tidspunkt og hvor man befinner seg, og i både små og store bedrifter. Vi vet de beste tingene skjer når vi møtes, men ikke alle møter er like gode. Faktisk føler 47 % at møter er den største tidstyven på kontoret. Vi kan snakke om å forbedre møtene, men kan vi også gjøre møtene mer verdifulle ved å se på hvordan møterommet er utformet?

Som kolleger og forretningspartnere befinner vi oss ofte på forskjellige steder. Møter og prosjekter har derfor blitt en stadig viktigere del av arbeidslivet – i snitt 62 møter hver måned for kontormedarbeidere, og for ledere er det enda mer. Dette tar mye tid, og veldig mye av tiden brukes ikke effektivt. Faktisk brukes opptil 25 % av møtetiden på irrelevante saker. Vi er sikre på at møte- og konferanserom kan utformes slik at de bidrar et bedre møte, samtidig som vi øker produktiviteten, effektiviteten og kreativiteten.

Hva slags møter har dere (eller ønsker dere å ha)?

Når man skal skape møtelokaler som fungerer, er det viktig å begynne ved å analysere hva slags møter man faktisk har og hvilke behov man har for fremtiden. Se på rombruken og størrelsen og tidspunktet for møtene – oppfyller rommene dagens plassbehov? Dette vil lette designprosessen og bidra til å skape skreddersydde arealer som støtter deres arbeidsmetode.

«Vi vet at kundene våre i takt med den teknologiske utviklingen har støtt på mange utfordringer, og det er stort behov for innovative og funksjonelle møtelokaler som støtter den nye måten å arbeide på. Med Kinnarps Next Office®* ser vi det som en inkluderende prosess der målet er å gi kundene kreative, fleksible og effektive møterom og -arealer. Det handler om å se det store bildet og å ta alt i betraktning – organisasjonen, det fysiske miljøet, teknologien og medarbeidernes individuelle behov.»

Peter Knecht, Manager International Concept Sales ved Kinnarps AB

*Kinnarps Next Office® er et konsept og en prosess som er resultatorientert og som tar utgangspunkt i behovene til hver enkelt virksomhet, og der medarbeiderne står i sentrum. Next Office er basert på omfattende undersøkelser blant kunder, organisasjonsutviklere og fremtidsanalytikere.

Les mer om prosessen

lokalet – vi samarbeider i delte dokumenter, presenterer materiale på større skjermer og deltar på videokonferanser med personer fra hele verden. Utstyr møtearealene dine med smart teknologi som støtter både måten dere møtes på i dag og hvordan dere ønsker å møtes i fremtiden.

Hvordan kan dere få arealet til å fungere?

Et møterom er ikke bare et rom som inneholder et bord med stoler. For å få rommet til å fungere for dere er det et par ting dere bør tenke på. Først og fremst påvirker farger oss på ulike måter, og dette er viktig å ta i betraktning når dere skaper et møteareal som støtter møtenes formål. Gul er en fin farge å bruke på møterom, da det er en farge som får i gang samtalen. Denne fargen er dermed gunstig å bruke på vegger og møbler i kreative arealer der dere skal brainstorme og få samtalen til flyte. Blå er en annen fin farge å bruke på konferanserommet. Den gir oss en følelse av ro, som hjelper oss til å fokusere bedre og være mer produktive. Bruk den i arealer der dere har workshops og skaper ideer. Blå signaliserer også tillit, så det er en god farge å bruke der du møter klienter. På videokonferanserommet er det viktig å ha en bakgrunn som gjør det enklere for videoutstyret å gjenkjenne deltakerne, og som er behagelig for de som ser på feeden. Her er det best med en beroligende og nøytral farge med middels kontrast – gå for dempede og jordnære farger som lysebrun, beige, grå eller skiferblå. Sterke farger, skarp hvit og mørke toner gir ofte uønskede visuelle effekter på videofeeden, så det er best å unngå disse på veggene i konferanserom med videoutstyr.

Skjermer brukes i de fleste møterom nå til dags, og ikke bare under videokonferanser. Vi deler og presenterer dokumenter som vi ønsker at alle som deltar på møtet skal se. Derfor er det viktig å ha sikten til skjermen i tankene når rommet møbleres. Gjør møtebordet like bredt som skjermen, eller sett inn et V-formet bord for å gjøre skjermen mer synlig for alle deltakere. Stoler med hjul gjør det enklere å flytte og vinkle slik at det blir lettere å se skjermen.

Stoler med hjul gir fleksibilitet også i møter med gruppediskusjoner eller workshops, eller der dere må bevege dere rundt raskt og stille. Uttrekkbare møtebord eller nedfellbare, bevegelige bord er også fine å bruke i arealer der dere ønsker å støtte fleksible og dynamiske møter.

I kreative møter eller brainstormingøkter er bevegelighet avgjørende for å holde energinivået og tempoet oppe. Møtebord som er justerbare i høyden, gjør det enkelt å tilpasse bordhøyden til deres behov – et høyere bord med barstoler fremmer et mer aktivt møte der folk enkelt kan reise seg, bli med i diskusjoner eller ta ledelsen foran et whiteboard eller skjerm.

Akustikken i møterommet er også viktig for å holde fokuset og produktiviteten oppe. Harde overflater som nakne vegger, glassvegger, skjermer og whiteboards som ofte brukes i møterom, skaper mye etterklang og gir et ubehagelig akustisk miljø. Ved å sette inn lydabsorberende eller lyddempende akustiske veggplater og takplater oppnår dere et balansert lydnivå og minimerer forstyrrende støy. Det er også viktig å sørge for at lyden ikke slipper ut av møterommet, slik at dere kan høre, men ikke bli overhørt.

Ikke glem å møblere for spontane møter!

Spontane møter finner sted på arbeidsplasser hver eneste dag. Kolleger møtes i korridoren, ved kaffemaskinen eller ved hverandres arbeidsbord for å stille spørsmål og brainstorme. Spontane møter som dette er ikke bare viktig for forholdet mellom kolleger, men styrker også samarbeid og problemløsning. Gjør det enkelt for medarbeiderne å stoppe og prate ved å plassere behagelige og åpne sittegrupper i utvalgte områder.

Med utgangspunkt i alt dette ser vi at kreative og effektive møter er mer sannsynlige i inspirerende og funksjonelle arealer. Det vi jobber for å oppnå er miljøer som er så komfortable, så intuitive og så innbydende at de gir møtet fokus og fornøyelse. Miljøer som er så godt planlagte og funksjonelle at deltakerne kan fokusere på sin egen kreative prosess og samarbeide på best mulig måte.

Trenger dere hjelp til å blåse nytt liv i møterommene deres? Eller til å skape spennende nye omgivelser som er så mye mer enn tradisjonelle rom?

Kontakt oss

Citation

https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic
https://www.salary.com/articles/why-how-your-employees-are-wasting-time-at-work/
https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/