Innredning til konferanserommet
Når man skal innrede et konferanserom eller møterom, er det flere ting som er viktige å tenke på for at rommet skal bli innbydende, funksjonelt og ergonomisk. Generelt er 50 % av møtene våre hybride eller digitale og derfor spiller teknologien en stor rolle for hvordan rommet bør utformes. Gjennom behovsanalyse og grundig planlegging kan man skape inspirerende konferanserom som støtter virksomheten.
Begynn med å vurdere hvilke typer møter rommet skal brukes til. Hvor mange skal det være plass til i rommet? Skal rommet fungere for lengre og/eller kortere møter? For å holde møtedeltakerne engasjerte må rommet innredes med tanke på helhetsergonomi, der man tar hensyn til alt fra møblering, farge, lys, luft, akustikk og tilgang til teknologi. Man må også bestemme om rommet skal være reserverbart eller ikke.
Ulike møter krever forskjellig innredning
Digitale og hybride møter. Hvis rommet skal kunne brukes til digitale og hybride møter, må utformingen og valg av møbler tilpasses teknologi og utstyr, slik at alle kan ses og høres godt. Det er viktig at alle som skal bruke rommet, får opplæring i hvordan teknologien fungerer. Mangel på kunnskap er ofte årsaken til mislykkede hybridmøter. Unngå imidlertid lapper med beskrivelser, det gir et rotete inntrykk. Instruksjonene bør i stedet vises digitalt direkte på skjermen.
Lukket eller åpent miljø. Det tradisjonelle konferanserommet er utformet med fire vegger og en dør som kan lukkes. Med smarte innredningsløsninger kan konferanserommet imidlertid like gjerne utformes i et åpent miljø ved hjelp av avskjermende tekstiler, møbler eller skjermer samt støttende teknologi. Det gir større fleksibilitet på kontoret, og mulighet til å endre miljøene.
Formelle, uformelle eller kreative møter. Tenk gjennom hva møtedeltakerne skal gjøre, og hvordan de skal føle seg i rommet. Skal alle sitte, eller bør det være mulighet til å stå eller bevege seg rundt. Skal det være tilgang til tavle, penner eller annet materiale?
Lange møter. Ved lengre møter kreves det konferansestoler med høy komfort og mulighet til å reise seg opp i løpet av møtet. Vinduer som slipper inn dagslys er å foretrekke. Da er det også mulighet for å åpne opp og få frisk luft når det trengs – slik at alle kan klare å holde konsentrasjonen oppe.
Konfidensialitet. Må rommet være tilpasset diskusjoner av konfidensiell karakter? Det avgjør om rommet trenger løsninger for både innsyn og lydabsorpsjon, som tekstiler og lydabsorbenter.
Fleksibilitet. Skal rommet brukes til ulike formål og lett kunne endres? Et hev- og senkbart møtebord gjør det enkelt å veksle mellom å sitte og stå. Stoler som kan stables og sammenleggbare bord i større konferanserom gir muligheter til å endre rommet avhengig av antall deltakere og behov. Mindre bord som kan møbleres i ulike formasjoner er en fordel hvis man skal innrede for hybride møter.
3 fleksible produkter til konferanserommet
Velg riktig konferansebord og konferansestol
Konferansebord. Velg fast, hev- og senkbart eller sammenleggbart etter behov. Tenk over hvordan rommet skal kunne brukes, og av hvor mange. Det avgjør hvordan bordet eller bordene skal plasseres. Et stort bord passer vanligvis godt midt i rommet, mens mindre eller sammenleggbare bord er perfekte for å møblere i små grupper, halvmåne eller U-form. Strømuttak i bordet er viktig, tenk gjennom hvor mange som trengs og hvordan de skal plasseres.
Konferansestoler. Når man kan endre kroppsstilling, holdes konsentrasjonen oppe lenger – kroppene våre er skapt for å være i bevegelse. En konferansestol med hjul eller snurrefunksjon gjør at du kan ha lett bevegelse uten å forstyrre i møtet. Invester i en stol med høy komfort og en viss justeringsmulighet, slik at du kan justere den etter kroppen . Det er også viktig at stolen og bordet passer sammen.
Ergonomi i konferanserommet
Akustikk. For å skape et godt lydmiljø, er det ofte behov for lydabsorbenter i møterommet. Minst 15 % av veggenes overflate bør ha en eller annen form for lydabsorpsjon, og det er en fordel om disse sitter i vinkel mot hverandre. Husk at lyden reflekteres av harde overflater, så ikke plasser videoskjerm og skrivetavle rett overfor hverandre – eller planlegg slik at du har tekstiler langs veggen som du kan trekke for. Tekstiler generelt i møterom, som polstrede møbler, lydabsorbenter, tepper eller gardiner, bidrar til et godt lydmiljø. Men det må ikke bli altfor stille, passe er best!
Lys. Vinduer i et konferanserom er alltid å foretrekke, fordi vi mennesker har det best når vi har tilgang til dagslys. Men det er også viktig å kunne styre lyset i rommet gjennom persienner og lamper som kan dimmes. For videomøter er den grunnleggende regelen å ha et sylindrisk lys som kommer fra ulike vinkler forfra, da unngår man skygger i ansiktet. Husk også at behovet for lys i et konferanserom sjelden er konstant. Derfor er det en fordel å investere i belysning som er programmert til å slå seg av når rommet ikke brukes. Da reduseres strømforbruket og man sløser ikke med energi.
Farger. Arbeid med ensfargede materialer og en fargeskala i jordfarger, det gir et rolig og harmonisk inntrykk uten negative distraksjoner. Tenk på at personene i møtet bidrar med farger gjennom klærne de har på seg. Er det et rom som skal brukes kreativt, til brainstorming eller innovative prosjekter, kan man med fordel legge til gule nyanser, som fremmer energi.
Kompletterende møteinnredning
Oppbevaring. Er penner, notatblokker og annet materiell tilgjengelig i rommet? Sørg for at det er oppbevaringsmuligheter til dette, slik at rommet oppleves pent og ryddig når møtedeltakerne ankommer. Det kan også være lurt å ha en serveringsvogn på hjul, slik at du enkelt kan rulle inn kaffe, te, vann, frukt eller annet som møtedeltakerne trenger for å holde energien oppe!
Planter. Ikke glem planter i konferanserommet! De skaper et hyggelig inntrykk og bidrar til et godt lydmiljø. Å være omgitt av naturlige elementer har også en positiv innvirkning på oss mennesker.
Kleshengere. Tenk gjennom om møtedeltakerne trenger å henge av seg yttertøy i rommet, eller om det bør henges et annet sted på kontoret.
Kontakt oss
Trenger dere hjelp til å planlegge og utforme konferanserommet? Vi har lang erfaring og mye kunnskap om utforming av ulike typer konferanserom og møterom, både i lukkede rom og i åpne kontorlandskaper. Ta gjerne kontakt!
