Innred for hybridmøter

Hybridmøter er kommet for å bli. Men hvordan skaper du en inkluderende møtekultur når noen deltakere deltar personlig og andre deltar eksternt? Vi snakket med to eksperter om temaet: Mia Holmlund fra Kinnarps og Nina Rapp fra Microsoft.

Pandemien endret mange ting – spesielt møtekulturen vår. Nesten over natten ble det helt normalt å delta på fjernmøter. Teams, Zoom, Google Meet og en rekke andre digitale verktøy ble plutselig standard. Var det slik vi skulle jobbe i fremtiden? Hjemmefra? Slutt på å pendle, klage over kaffen eller gjespe deg gjennom morgenmøtet?

Nei. Da pandemien var over, oppdaget vi at ryktene om kontorets død var sterkt overdrevet. Vi trenger også å møtes i det virkelige liv. Bare ikke så ofte som før? Noen dager er det faktisk bedre å jobbe hjemmefra.

Plutselig ble konseptet «hybridmøte» skapt. Med andre ord, møter der noen er i rommet, mens andre kobler seg til via Teams eller en annen løsning. Men hybridmøter er ikke problemfrie. Hvordan inkluderer du eksterne deltakere? Hvordan opprettholder du en kreativ og konstruktiv diskusjon?

«Du må sørge for at også eksterne deltakere kan få øyekontakt»

Mia Holmlund, Kinnarps

Mia Holmlund er leder for kontorsegmentet i Kinnarps. Hun understreker at det viktigste er å sørge for at alle deltakerne kan se hverandre.

– Du må sørge for at også de som ikke er fysisk tilstede kan få øyekontakt. Vi kommuniserer ikke bare med stemmen, men også med kroppsspråket, og derfor er det veldig viktig at alle som deltar kan se hverandre, forklarer hun.

Alle som har deltatt i et hybridmøte, kjenner nok igjen problemstillingen; noen plasserer en bærbar PC i kortenden av bordet. Mens folk som deltar utenfra fremstår som gigantiske hoder på en stor skjerm, kan de selv bare se et mylder av hoder langs et langt bord. Det er vanskelig å vite nøyaktig hvem som sier hva. Diskusjoner involverer for det meste de som er til stede i rommet – de digitale deltakerne har problemer med å komme inn i samtalen.

En U-formet eller V-formet bordplate er det beste alternativet. Det betyr at personene som er nærmest kameraet sitter ytterst, og at alle i rommet er godt synlige.

Viktigheten av riktig teknikk

Men det finnes noen enkle triks. Nina Rapp er Business Area Manager for «Modern Work» hos Microsoft i Sverige. Det betyr at hun er ansvarlig for Microsofts løsninger for arbeidsplassen, inkludert Teams. Hun er enig i at inkludering av de som ikke er fysisk tilstede er et stort problem.

– Det må gjøres mye for å forbedre den hybride møteopplevelsen. Vi vet at 43 prosent av alle deltakerne i hybridmøter ikke føler seg inkludert, sier hun.

Ifølge Nina Rapp er teknologi det viktigste som arbeidsgivere trenger for å sikre at hybridmøter fungerer. Selv om det høres enkelt og grunnleggende ut, blir det oversett av altfor mange arbeidsgivere – Hele 90 prosent av møtelokalene i den vestlige verden er ikke utstyrt for moderne samarbeid.

– Hvis du ikke kan ses eller høres, er det veldig vanskelig å bli inkludert. Vi snakker mye om «front row»-konseptet. Her setter man de digitale deltakerne på første rad, slik at de er på samme nivå som alle i rommet og er i øyehøyde med de på den andre siden av skjermen. På denne måten føles det faktisk som om alle sitter rundt et bord sammen – og vi unngår følelsen av «dem og oss». 

«Hvis du ikke kan ses eller høres, er det veldig vanskelig å bli inkludert. Vi snakker mye om 'front row'-konseptet.»

Nina Rapp, Microsoft

Med frontpanel foran bordplaten skjuler du kabler og får et pent og ryddig utseende. Et frontpanel gir også mulighet til å vise bedriftens logo.

Interiørdesign som bidrar til bedre hybridmøter

Hva skjer videre? Så lenge teknologien fungerer, er alt i orden? Nei. Innredningen i møterommet er minst like viktig for å skape et godt hybridmøte. Mia Holmlund forteller at noe så enkelt som formen på bordet betyr mye.

– En U-formet eller V-formet bordplate er det beste alternativet. Det betyr at personene som er nærmest kameraet, sitter ytterst. Dette gjør det enklere for eksterne deltakere å ha øyekontakt med de som sitter i møterommet, sier Mia Holmlund.

Og hva er neste steg for å sikre at innredningen er best mulig for hybridmøter?

– Det er mange aspekter å ta hensyn til. Lyset, for eksempel – hvilke skygger det kaster på deltakerne ved bordet. Hvis lyset kommer bakfra, er du nesten ikke synlig. Og tenk på hva slags taklamper dere har. Innfelte lys i taket er bra, de gir vanligvis tilstrekkelig generell belysning.

Hun fortsetter:

– Og hva slags stoler har dere? Det er viktig å kunne bevege seg stille ved bordet for minst mulig forstyrrelser under møtet. Stolene skal helst ha hjul. God akustikk er viktig for møtet. Dette kan du oppnå ved hjelp av veggabsorbenter og polstrede møbler. Se også på veggene. De bør være så nøytrale som mulig – vegger som er for rotete vil stjele fokus.

Nina Rapp fra Microsoft er enig i at møbler og innredning spiller en viktig rolle i vellykkede hybridmøter – møbler med riktig form og funksjonalitet, kombinert med riktig teknologi, gjør mye for å få et godt møte for både fysiske og eksterne deltakere.

– Men så er det en annen utfordring. Selv om man har god teknologi og gjennomtenkt innredning, må man også jobbe inkluderende med verktøyene og måten vi jobber på. Har du god innredning og funksjonell teknologi, har du satt standarden høyere fra starten av. Deretter er det på tide å diskutere hvordan møtet gjennomføres og hvilken møtekultur som er inkluderende. Vi må ikke glemme mennesket.

4x bordfasonger

Tilpasset hybridmøter

1.

table1.png

2.

table2.png

3.

table3.png

4.Square big_table4.png

Produkter for hybridmøtene dine

Multicom

Multicom

35 Farger og materialer | 46 Varianter

Monroe

Monroe

315 Farger og materialer | 8 Varianter

Siro

Siro

278 Farger og materialer | 7 Varianter

Vibe

Vibe

Vibe Lyddemping vegg og tak

144 Farger og materialer | 27 Varianter