Case: Tekniska Kontoret Mörbylånga Kommune

Et nytt samhold

De ansatte i Mörbylånga kommune sin tekniske virksomhet var lenge spredt på seks ulike adresser. Beslutningen om å samle alle under ett tak ble starten på en omfattende endringsreise. Med støtte fra arbeidsplassanalysen Next Office® fikk kommunen hjelp til å identifisere og analysere virksomhetens behov – og til å forme et arbeidsmiljø som støtter en helt ny måte å arbeide på.

Fra faste plasser til fleksible soner

Tidligere hadde hver medarbeider sin egen, personlige skrivebordsplass. På det nye kontoret har man i stedet innført en aktivitetsbasert arbeidsform, der medarbeiderne velger arbeidsplass ut fra oppgave og behov. Det innebærer en variasjon av miljøer som brukes til ulike typer arbeid – fra individuelt konsentrasjonsarbeid til uformelle møter og samarbeid. Endringen krevde nye rutiner og et felles tankesett, men har også åpnet for mer fleksibilitet, erfaringsutveksling og fellesskap i hverdagen.

Styrket fellesskap og produktivitet

Resultatet ble et kontor som styrker både produktivitet og samhold i organisasjonen. I dag opplever man samtaler og samarbeid som tidligere uteble når avdelingene satt adskilt. Nærheten til kolleger gjør raske avklaringer enkle, og har samtidig skapt en hverdag hvor erfaringer og iéer utveksles mer spontant. Variasjonen av miljøer gjør dessuten at alle kan velge den plassen som best støtter arbeidsoppgavene deres.

Nicklas Beermann, leder for virksomhetsområdet teknikk i Mörbylånga kommune, beskriver det som en palett av forbedringer – fra økt produktivitet til større trivsel:

– Miljøene føles nye og tiltalende, og det er lettere å samarbeide og være en del av fellesskapet Jeg ser daglig møter som ikke ville ha oppstått før endringen. Man har fått en tilhørighet og mulighet til å bygge nye vennskap, sier han.

Arbeidsplassanalysen skapte gode forutsetninger

Det var under en inspirasjonsforelesning hos Kinnarps i Kalmar at Mörbylånga kommune innså hvor viktig forarbeidet var. De valgte derfor å benytte Kinnarps arbeidsplassanalyse Next Office® – et verktøy som gir dyp forståelse for virksomhetens behov og måte å jobbe på. Henrik Axell, arbeidsplasstrateg hos Kinnarps, var en av dem som ledet prosessen.
 

– Gjennom Next Office® fikk ledelsen støtte til å formulere og tydeliggjøre virksomhetens visjon og mål. Deretter ble medarbeiderne involvert gjennom workshops, forelesninger og spørreundersøkelser på en strukturert og gjennomtenkt måte, for å kartlegge behov og skape deltakelse, forteller han.

Et faktabaserat grunnlag for innredningen

Analysen resulterte i en arealplanlegging og et omfattende beslutningsgrunnlag basert på fakta og innsikt fra både ledelsen og medarbeiderne. Resultatet viste hvordan arealene best kunne disponeres, og hvilke typer miljøer som trengtes for å støtte den nye aktivitetsbaserte arbeidsformen. Dette grunnlaget la premissene for neste steg – å tegne og utforme den endelige innredningsløsningen.

Resultatet fra analysen ble presentert i et felles møte der både ledere og medarbeidere deltok. Niclas Beermann mener at dette var et viktig steg som skapte forståelse og engasjement gjennom hele prosessen:

– Vi fikk et tydelig bilde av hva som ventet og hvordan miljøene kunne se ut. Det skapte trygghet og gjorde at medarbeiderne følte seg forberedt på endringen, forteller han.

En vellykket prosess

I dag er medarbeiderne takknemlige for sine nye arbeidsmiljøer, men i oppstartfasen av prosjektet så man en viss skepsis i organisasjonen. En naturlig reaksjon på den store omstillingen. Niclas Beermann understreker derfor viktigheten av å vise respekt for endringen.

– Selv om man som leder har et tydelig og positivt bilde av prosjektets visjon og mål, må man minne seg på at ikke alle nødvendigvis deler dette, forklarer han.

Han mener at arbeidsplassanalysen spilte en avgjørende rolle for prosjektets suksess:

– Analysen ga meg en ny mulighet til å lytte til medarbeiderne på en strukturert måte. Når alle fikk delta i prosessen, følte de et større eierskap, og jeg fikk med meg medarbeiderne i endringen.