Case: Kontract

Fornøyd med nye måter å arbeide og møtes på

Visjonen om å bli bransjens mest attraktive arbeids- og møteplass forplikter. Da IT-konsulentselskapet Kontract skulle ha nye kontorlokaler, fikk de hjelp av Kinnarps' arbeidsplassanalyse Next Office® til å foreta en grundig gjennomgang av behov og muligheter.

De gamle lokalene begynte å bli trange for det voksende IT-selskapet, men de manglet først og fremst viktige funksjoner. "Vi hadde en veldig tradisjonell møblering som ikke passet vår virksomhet, med konsulenter som er mye ute hos kunder. Belegget på kontoret varierer mye, og det gamle kontoret matchet ikke behovet for fleksible løsninger", sier Lotta Grundin, som var Kontracts prosjektleder for flytteprosjektet.

I tillegg til at dette skapte utfordringer for effektivitet og arbeidsglede, reiste det også spørsmål om hvordan det påvirket for eksempel fellesskapet, samhandlingen og kunnskapsutvekslingen i organisasjonen. "Kontoret vårt må være både en effektiv arbeidsplass og en attraktiv møteplass som gir medarbeiderne en tydelig merverdi. Det må være områder for ulike aktiviteter, men også bidra til å skape tilhørighet og generere energi", sier hun. Ledelsen hadde begynt å diskutere noen av disse problemene, men man skjønte også at en vellykket endring ville kreve et helhetlig syn på både dagens situasjon og veien videre. "Det var i den fasen vi fikk høre om Kinnarps' arbeidsplassanalyse Next Office®, og vi skjønte at det var akkurat det vi trengte", sier Lotta Grundin.

Gjennom forelesninger, workshops og en nettbasert spørreundersøkelse fanget Kinnarps opp personalets behov og identifiserte organisasjonens arbeidsmønster. Dagens situasjon ble analysert ut fra faktorene produktivitet og kreativitet, samarbeid, helse og trivsel samt akustikk, lys og luft. I tillegg fikk bedriften hjelp med endringsprosessen og til planlegging av kontorets arealer.

Prosjektet har nå resultert i et virksomhetstilpasset miljø der personalet kan velge arbeidsplass ut fra den arbeidsoppgaven, aktiviteten eller sinnsstemningen de har for dagen, for eksempel med tydelige soner for lav, middels og høy konsentrasjon. Der er også mer lekne og lystbetonte innslag som et lunsjrom med herlig kaféfølelse, en entrélounge som ønsker medarbeidere og kunder velkommen – og et område med bordtennisbord for den som trenger å slappe av med noe annet.

"En av de største fordelene med det nye kontoret er drop-in-rommene våre. De brukes flittig, ettersom vi har en del digitale møter. Og selvfølgelig lunsjrommet, som er kontorets hjerte og et levende sted der vi blant annet møtes til frokost og lunsj", sier Lotta Grundin.

Visjonen som ble utviklet med hjelp fra Kinnarps i prosessen, slår fast at Kontract skal være: 
IT -bransjens og Örebros mest attraktive arbeids- og møteplass der mennesker trives, utvikler seg og blir inspirert, for å oppnå størst mulig suksess.

Det var dette interiørarkitekt Marie Oscarsson i Mom Designstudio tok hensyn til da hun brukte Kinnarps´ og Kontracts analyse til å skape det konkrete interiøret. "I tillegg til de faktiske funksjonene og selve produktene har vi jobbet med å få frem identitet og varemerke. Målet er at miljøet ikke bare skal være en grunn til å komme på kontoret, men også gjenspeile Kontracts kjerneverdier, visjon og målbilde", sier hun og fortsetter: "Vi har for eksempel lagt stor vekt på at fargevalget skaper en helhet. Ved å holde en gjennomgående tone er det også enklere å endre innredningen, for eksempel når bedriften vokser, og på den måten få en mer bærekraftig løsning på sikt."

Reisen fra et tradisjonelt kontor til et fleksibelt virksomhetsbasert kontor må vel likevel ha hatt sine utfordringer? Lotta Grundin svarer lynraskt på spørsmålet. "Nei, det har faktisk gått utrolig smidig og enkelt. Det skyldes dels at medarbeiderne våre er ganske vant til å arbeide på denne måten, selv om det gamle kontoret ikke støttet dem i denne arbeidsmåten, og dels at vi med Kinnarps' hjelp gjorde et grundig forarbeid. Vi har også stor nytte av den såkalte Playbook, der vi ut fra arbeidsplassanalysen har samlet regler, praktisk informasjon og forklaringer til hvordan den nye arbeidsplassen vår skal fungere på best mulig måte."

Det Lotta Grundin sier, bekreftes av evalueringen Kinnarps gjorde ca. et halvt år etter at Kontract flyttet inn i de nye kontorlokalene. Henrik Axell, ansvarlig arbeidsplasstrateg fra Kinnarps, forteller at personalets vurdering av hvordan kontoret fungerer har økt innen de ulike områdene – som samarbeid, effektivitet, kreativitet og trivsel. På en skala fra 1 til 10 handler det totalt om en økning fra drøyt 5 til nærmere 9.

"Det viser hvor avgjørende arbeidsplassanalysen er når man skal gjøre endringer på kontoret. Ved å basere det vi gjør på solid kartlegging og kunnskap, kan vi skape skreddersydde løsninger som gjør at innredningen blir en langsiktig og bærekraftig investering", sier Henrik Axell.