Case: Deutsche Bahn

Deutsche Bahn endrer innredning og får nytt arbeidsmiljø

Kinnarps utarbeidet et kontorkonsept for Deutsche Bahn i administrasjonsbygget «Baseler Arkaden» i hjertet av Frankfurt. Det kreative arbeidsmiljøet ble hovedsakelig utformet ved å involvere de ansatte.

Nye og fleksible arbeidsmiljø har lenge vært et tema som har blitt diskutert hos Deutsche Bahn. For fem år siden satt DB 2020 i gang en omfattende prosess som involverte en rekke ulike prosesser for å gjøre Bahn AG til en attraktiv arbeidsplass. Arbeid hjemmefra og fleksible arbeidstider er nå godt etablert, spesielt siden våren 2020. For å forbedre tilfredshet fokuserer Bahn AG på trivsel hos sine ansatte og balansen mellom jobb og fritid. Det ble tidlig klart at de opprinnelige kontorlokalene og deres innredning ikke samsvarte med dette. Men hvem vet, og hvem avgjør når noen føler seg komfortable? Deutsche Bahn bestemte seg for at det var best å spørre de ansatte selv, og for de nye kontorlokalene til innkjøpsavdelingen i Frankfurt gjennomførte de en grundig arbeidsplassanalyse. Resultatet er et kreativt, variert og fargerikt kontorlandskap.

Målet

144 ansatte fra forskjellige avdelinger var tidligere fordelt på fire steder rundt om i Frankfurt. En blanding av utdaterte strukturer i cellekontorer, store mengder papirutskrifter og en mangel på møterom for grupper, samt prosjektarbeid, møtte ikke forventningene til de ansatte, og tok heller ikke hensyn til nye samarbeidsmåter eller gruppearbeid.

«Vi måtte først og fremst finne en sentral eiendom der vi kunne samle alle avdelingene på samme sted,» forteller Detlef Frank, sjef for eiendomsdrift og innkjøpssjef for miljøtjenester hos Deutsche Bahn. Dette lokalet måtte være i stand til å innlemme nye måter å jobbe på og implementere både en økende tendens til digitalisering og moderne teknologi for arbeidsplasser og ansatte. Fleksible arbeidstider burde også bli introdusert og organisasjonen burde kun betale for å leie lokaler som ble brukt på en effektiv måte.

Det var allerede et veletablert samarbeid med Kinnarps som kontraktspartner til DB AG. Møbelkonseptet DB 2020 ble utviklet gjennom samarbeid, og nå skulle Kinnarps Next Office® arbeidsplassanalyse settes i verk for første gang.

Konseptet så for seg et aktivitetsbasert arbeidsmiljø.

«På 2039 kvm har vi forsøkt å skape de rette arbeidsplassene for en hel rekke spesifikke jobbkrav,» legger Detlef Frank til.

Konsultasjonsprosessen

Baseler Arkaden, en kontorbygning som sto ferdig i 2000, er bare noen minutters gange fra togstasjonen. Avdelingens arbeidsplasser befinner  seg nå i to etasjer. Den øvre etasjen er kun tilgjengelig for avdelingens 144 ansatte, mens besøkende kan tas i mot i den nedre etasjen, kjent som konferanseetasjen.

Ved at de ansatte var involvert gjennom hele prosessen kunne de designe sitt eget arbeidsmiljø. Å organisere prosjektet og utviklingen av konseptet var en spesiell utfordring. Det tok en prosjektgruppe bestående av ledere, ansatte, bedriftsråd og endringsrådgivere tak i. «Det finnes mange selskaper som ønsker å gå gjennom denne prosessen, men de tør ofte ikke,» forteller Peter Labohm.

Det var flere workshops som fokuserte på innredning med alt fra farger, materialer og veggdesign til utstyr til arbeidsplassen.

Ideer og ønsker ble så presentert for arkitekt Jennifer Winkler fra DB Immobilien og interiørdesignerne fra Kinnarps innredningsteam. Det å sortere, strukturere og gjøre alle tanker og innspill om til et konsept som både var gjennomførbart og profesjonelt, var noe som ble gjort i fellesskap: «Vi samarbeidet veldig godt som et team fordi vi snakket samme språk og kom frem til enighet ganske så fort,» sier Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis, Kinnarps, legger til:

Ved å ta det et steg videre, var det veldig nyttig å kunne visualisere det potensielt nye kontorlokalet ved bruk av virtuell virkelighet. «En virtuell inspisering av det nye kontoret basert på de opprinnelige planene ble organisert i Kinnarps visningsrom i Frankfurt, og i en messestand på en konferanse for ansatte. Med VR-brillene på, kunne vi gå inn i rommene, sammenligne dem med visjonen vår og gjøre endringer,» sier Peter Labohm, som beskriver et annet aspekt med deltakelsen.

Resultatet

Som et resultat av alle prosessene og studiene, har de sju organisatoriske enhetene nå «hjemmesoner». De åpne rommene med maks åtte arbeidsplasser tas i bruk på en fleksibel måte i samsvar med de arbeidsmønstrene som ble kartlagt. De tekniske standardene for personlig utstyr som hodetelefoner, trådløst tastatur og mus, bærbar PC, mobiltelefon, skap og en personlig veske for dette utstyret er topp moderne. Skrivebord fra Serie P er justerbare vertikalt og er utstyrt med to skjermer. I tillegg finnes det separert arbeidsplasser, og digitale måter å jobbe på er ikke lenger noe som skal skje i fremtiden, da vi aktivt jobber med å bli papirløse.

Når det kommer til valget av kommunikasjons- og møteområder, har vi sett på alle innspill. Det finnes et stort utvalg av forskjellige løsninger og utstyr som er tilgjengelige, inkludert kreative rom med IT-tilkoblinger og video-teknologi som kan reserveres ved hjelp av det nye reservasjonssystemet. Det finnes også en hel rekke forskjellige stillesoner og separert områder. Detlef Frank kan tallene på rams: « De sju hjemmesonene har 88 standard skrivebord med flere områder, 14 separert arbeidsplasser, 9 frie arbeidsplasser, 22 møte- og kreative rom i forskjellige størrelser, 8 kommunikasjonsområder og 4 tekjøkken med sitteplasser. Vi har kapasitet til et beleggstall på opptil 72,3 %.»

Alle som går rundt i de to etasjene, blir ikke bare overrasket over antall ulike arbeidsmiljø, men fremfor alt av kreative og skreddersydde design som er inspirert av naturen. Store koselige fotovegger som tar deg med på en reise til forskjellige landskap. Du kan befinne deg i et landskap med sanddyner, eller i et høstlandskap med gress, eller som på kontoret til innkjøpssjef Ralf Lüthi; svevende på skyer i en blå himmel. Hver avdeling bestemte innredningen for sine rom, og Jennifer Winkler og Maritta Kavanozis tok ønskene med i beregningen til det helhetlige konseptet. Noen kursdeltakere kan nyte utsikten fra toppen av et fjell, mens andre foretrekker å holde møter med inspirasjon fra Italia i bakgrunnen.

Møbler fra Kinnarps er satt sammen i en rekke ulike farger kompletterer disse landskapene. Fields-konseptet fra Kinnarps er her valgt i lys gult og i kombinasjoner av lilla og blått. Fendo stol med sine karakteristiske treben er trukket i strandfarger, og Pax-stoler er her valgt med klar rødfarge, klar blåfarge og oransje. Trestolene til tekjøkken, som for eksempel Neo Lite, er også malt i matchende farger. Det er ingenting som er kjedelig her; alt handler om å skape et harmonisk fargekonsept som gir en god stemning.

Tilbakemeldingene

Det er mange kollegaer som enten skriftlig eller muntlig har fortalt oss at de ikke forventet at det skulle bli et så bra resultat, selv med alt forhåndsarbeidet. Detlef Frank kan med glede rapportere at «de ordene som jeg hører oftest er «flott» eller «fantastisk». «Jeg har definitivt lyst til å fortsette med denne designprosessen, fordi jeg føler vi har skapt noe utrolig bra her.»