Case: Airbus

Planlegging for suksess

Med grundige forberedelser og en klar visjon, er det mulig å skape fantastiske innredningsløsninger. Det beviste Airbus, da de utviklet et 18 000 m2 kontorlokale i tilsammen fire bygninger utenfor Madrid. Ut fra et ønske om mer effektiv drift og bedre ergonomi og komfort på arbeidsplassen, var det vesentlig å få samlet inn data og utnytte disse, for å finne den beste løsningen.

Airbus er en pioner innen luftfartssektoren, med en etablert og respektert historie innen design, produksjon og levering av bransjeledende og kommersielle fly av alle typer. Selskapet hadde allerede et stort europeisk knutepunkt i Spania, og ønsket å utvikle et annet anlegg i Getafe, like utenfor Madrid – et prosjekt som innebar å sette opp fire nye bygninger.

I tillegg til selve bygningsdelen av det nye anlegget, var Airbus også opptatt av å implementere nye arbeidsmetoder som kunne forbedre effektiviteten og eventuelt omorganisere personale og avdelinger. Derfor ble det planlagt å tenke helt nytt når det gjelder planløsning og design.

Nye måter å tenke på

For å kickstarte prosjektet internt, lanserte Airbus i 2019 initiativet «Fremtidens arbeidsplass». Formålet var å etablere en felles visjon for prosjektet og samkjøre alle parter internt. Som en del av dette arbeidet ble flere selskaper invitert til en leverandørkonferanse, der brifingen var å utfordre Airbus og presentere nye måter å tenke på, som kunne støtte selskapets overordnede ambisjoner for prosjektet. Kinnarps deltok med tanker om fremtidens arbeidsplass og hvordan den kan utformes, og presenterte også sin arbeidsplassanalyse Next Office®, som bidrar til å samle inn kunnskap og data for å skape vellykkede arbeidsplasser.

Kinnarps' analytiske tilnærming, med sine klare prosesser og smarte verktøy, var perfekt synkronisert med Airbus' ambisjoner, og analysen ble implementert.

«Vi startet denne reisen før covid kom inn i livene våre. Vi snakket om nye måter å jobbe på, digitalisering og fjernarbeid nesten som science fiction da pandemien kom og satte det på dagsordenen. Dette har uten tvil hjulpet oss mye i det nye kontorkonseptet, i endring av tankesett og i tilpasningen av løsningen, basert på aktivitetene alle de ansatte skal utføre i de nye byggene våre. Vi hadde forutsett en fremtid som vi ikke visste var rett rundt hjørnet. De nye møblene, de nye sonene, samarbeidsrommene og konsentrasjonsrommene er blitt svært godt mottatt, og de ansatte har raskt lært seg å bruke dem. Arbeidsplasser basert på teamenes aktivitet er uten tvil en metode som er kommet for å bli, og vi får stadig flere forespørsler om informasjon og personer som ønsker å komme i gang med dette» – sier Lourdes Perez Duran, Space Manager hos Getafe.

Utnytt data for å skape fremtidens kontor

Prosessen med Next Office® arbeidsplassanalyse startet tidlig i 2020, og innebar tett samarbeid med ledelsen i Airbus og prosjektteamet. Gjennom dette samarbeidet ble det også igangsatt en involveringsprosess med flere ulike workshops for medarbeidere for å kartlegge behov og arbeidsmønstre. Det ble presentert detaljerte idéer om fremtidens kontor for å få de ansatte til å tenke nytt. Blant annet skulle de vurdere spørsmål som gikk på hvor de kan utføre spesifikke arbeidsaktiviteter mest mulig effektivt, og hvilket fokusnivå de ulike oppgavene krever. Gjennom en nettundersøkelse ble det samlet inn verdifull kunnskap om temaer som samarbeid, kreativitet, produktivitet og trivsel. Denne prosessen ble supplert av flere intervjuer med nøkkelpersoner hos Airbus. Kinnarps' representant i Spania understreker verdien av arbeidsplassanalysen.

«Arbeidsplassanalysen er et virkningsfullt verktøy. Det hjelper kundene våre å forstå fullt ut hvilke behov de har, slik at man kan skape en effektiv og vellykket arbeidsplass. Det ga oss en god oversikt over hvordan Airbus' ulike avdelinger fungerer og samarbeider, og gjorde at vi fikk større forståelse av prosjektets utfordringer, til å utvikle idéer som støttet kundens visjon.»

Da analysefasen var ferdig, ble dataene fra arbeidsplassanalysen samlet og presentert i en rapport sammen med detaljerte anbefalinger om det fysiske miljøet i det nye kontorlokalet. Etter å ha mottatt rapporten, gikk Airbus ut med en anbudsprosess, og inviterte parter som kunne levere møbler til prosjektet. Det var med stor glede at Kinnarps ble valgt. Men skjebnen grep inn, og på dette stadiet førte den globale pandemien til at prosjektet ble satt på vent. I slutten av 2020 ble kontrakten imidlertid signert, og Kinnarps kunne begynne å oversette resultatene fra arbeidsplassanalysen til faktiske tegninger og innredningsløsninger for de nye miljøene. I februar 2021 begynte de første møblene å ankomme i de nye lokalene på over 18 000 m2 med plass til over 1 600 Airbus-ansatte.