Slik lykkes du med aktivitetsbasert arbeid
Trender uten forskning
"Den teknologiske utviklingen har drevet frem trenden med aktivitetsbaserte kontorer, men det har ikke eksistert forskning på emnet. Store selskaper og myndigheter hoppet på den nye kontortrenden uten egentlig å vite hvordan den påvirket organisasjonen og medarbeiderne. Om det var bra eller dårlig", sier Lena Lid Falkman.
Sammen med seks andre forskere innen ulike disipliner har hun forsket i tre år på mulighetene og utfordringene ved det aktivitetsbaserte kontoret. Prosjektet har fått navnet "Fremtidens kontor", og ferdigstilles høsten 2018.
"Vi håper at vi skal kunne bidra med mer nyansert og upartisk kunnskap om det aktivitetsbaserte kontoret. Det aktivitetsbaserte kontoret har åpenbare fordeler, men også ulemper."
"Man må vite hvorfor man velger å jobbe aktivitetsbasert, og være bevisst på at det er en arbeidsmåte som ikke passer for alle organisasjoner. Aktivitetsbasert er ikke noen "management quick fix" som man kan hoppe på i troen på at alt blir helt topp. Man må ha en plan."
Aktivitetsbasert i ulike soner
Hva innebærer det så å arbeide aktivitetsbasert?
"Nøkkelen til den aktivitetsbaserte arbeidsmåten er at man tar utgangspunkt i ulike soner som er laget for ulike aktiviteter. Som medarbeider har man fri plassering, og velger sone etter arbeidsoppgaven. Forutsetningen for suksess er at sonene er tilpasset og utformet etter organisasjonens og medarbeidernes behov – at sonene virkelig støtter de ulike aktivitetene, og at det er tilstrekkelig mange soner. Ellers kan man havne i en av marerittsituasjonene man av og til hører om: at det ikke er nok plasser, slik at folk må komme tidlig på jobben for å sikre seg en plass å jobbe på."
Noen av de ulike sonene i det aktivitetsbaserte kontoret er mer betydningsfulle enn andre, mener Lena Lid Falkman.
"Stille avdelinger der man kan sitte og jobbe konsentrert er naturligvis viktig, det samme er mange møterom i ulike størrelser som gjør det mulig å håndtere både telefonsamtaler og ulike typer møter. Rom for samvær – lunsjrom, lounger og kafferom – er sentrale i det aktivitetsbaserte kontoret. Det er her man treffer kollegene, løser problemer og får ny energi. Her synes jeg at det svenske eiendomsselskapet Vasakronan er et kjempegodt eksempel. De har kaffe på ett sted på hovedkontoret. Alle må gå dit, noe som innebærer at alle også møtes, snakker sammen og bygger nettverk på samme sted. Det er som vannhullet på savannen!"
Lena Lid Falkman er doktor i økonomi, og er virksom ved Handelshögskolan i Stockholm. Hun har disputert innen ledelse og kommunikasjon, og har blant annet forsket på ny teknologi og hvordan den påvirker samarbeid og kommunikasjon på jobben.
Her er de beste tipsene og spørsmålene du bør stille deg selv for å lykkes med aktivitetsbasert arbeid:
Har du gjort hjemmeleksene?
Hvordan og når jobber medarbeiderne? Hvilke aktivitetssoner trenger dere til akkurat deres kontor, og hvor mange kommer til å bruke dem, og når? På den måten kan du sikre at det aktivitetsbaserte kontoret virkelig dekker behovene.
Er alle med på banen?
Delaktighet er avgjørende for at det aktivitetsbaserte kontoret skal bli bra. Alle medarbeidere må få være med og si sitt.
Er teknologien klar?
Det aktivitetsbaserte kontoret krever mye mer enn "bare" wi-fi og trådløs tilkobling. Du må ha et smart kontor. Siden alle skal kunne jobbe overalt og det ikke finnes noe sted for alt papiret, må det være papirløst. Medarbeiderne må også ha lært hvordan det digitale kontoret fungerer. Dette er naturligvis ekstra viktig hos myndigheter og foretak med høye krav til dokumenthåndtering. Når det digitale kontoret fungerer, kan arbeidet bli smidigere og foregå raskere – samtidig som flere kan få tilgang til dokumentene.
Er det funksjonelt?
Det spiller ingen rolle hvor flotte og lekre innredningsløsningene er – de må være funksjonelle. Ellers blir de ikke brukt.
Plass til utvikling på arbeidsplassen
Nettopp de mange mulighetene for å ha møter viste seg å være en av de store fordelene med aktivitetsbaserte kontorer.
"Aktivitetsbaserte kontorer kan styrke samarbeidet i organisasjonen. Medarbeiderne lærer hverandre å kjenne, og kommuniserer på nye måter. Dermed kan man unngå den såkalte siloeffekten, der de ulike avdelingene er isolert fra hverandre. Aktivitetsbasert arbeid kan føre ulike deler av selskapet nærmere hverandre og styrke foretakskulturen."
Én av delstudiene i forskningsprosjektet besto av en omfattende undersøkelse, der medarbeiderne i ulike bedrifter besvarte spørsmål om hvilke forventninger de hadde til det aktivitetsbaserte kontoret. Spørsmålene ble stilt både før gjennomføringen og etter.
"Medarbeiderne opplevde at det aktivitetsbaserte kontoret var et inspirerende miljø å jobbe i, og at kommunikasjonen fungerte", forteller Lena Lid Falkman.
"Andre fordeler med det aktivitetsbaserte kontoret er at det er fleksibelt og gir store muligheter for at hver enkelt selv kan bestemme hvordan han eller hun vil jobbe. Generelt kan man si at den aktivitetsbaserte arbeidsmåten passer for organisasjoner med høy grad av selvledelse. Det er fordelaktig for personer som er flinke til å planlegge og som liker å styre dagen sin selv."
Ergonomiske arbeidsplasser
Blant ulempene forskningsgruppen identifiserte var en økt risiko for konsentrasjonsvansker.
"Vi gjennomførte intervjuer med en rekke ulike fokusgrupper, og det var tydelig at de spurte var urolige for å bli distrahert under arbeidet. Det tar en viss tid før man kan konsentrere seg om en arbeidsoppgave, og hvis man hele tiden blir forstyrret, blir arbeidet vanskeliggjort. Derfor er det svært viktig at aktivitetsbaserte arbeidsmiljøer virkelig tilbyr soner for konsentrert arbeid – og at man bruker dem", sier Lena Lid Falkman.
"I teamet har vi også hatt med en lege som har undersøkt hvordan et aktivitetsbasert miljø fungerer for de som trenger rehabilitering eller som kommer tilbake etter å ha vært utbrent. Her er det en komplikasjon – hvordan skal enkeltpersoner som ikke passer inn i det aktivitetsbaserte miljøet finne plass?"
Ofte uttrykker medarbeidere også uro for hvordan de skal kunne bruke individuelt tilpassede ergonomiske hjelpemidler i det aktivitetsbaserte miljøet.
"Erfaringen fra selskaper som innfører denne kontortypen viser at medarbeiderne generelt var friskere og trivdes bedre i det aktivitetsbaserte miljøet. Og det skyldtes naturligvis at de var mer i bevegelse enn før."
"På et aktivitetsbasert kontor har medarbeideren stor innflytelse på hvor og hvordan arbeidsoppgavene skal utføres. En slik innflytelse kan gi positive helseeffekter. Hvis et aktivitetsbasert miljø brukes på riktig måte, fører det til en mer variert og aktiv arbeidsdag", forteller Anders Lundahl, som er ergonom og fysioterapeut hos Kinnarps. Ergonomi blir ekstra viktig når det kommer nye trender i arbeidslivet. Tenk på følgende når du planlegger det nye aktivitetsbaserte kontoret:
1.
Aktivitetsbaserte kontorløsninger gjør det mulig å bygge inn nye muligheter for bevegelse i løpet av arbeidsdagen. Bevegelse mellom ulike soner og bevegelse mellom ulike aktiviteter – for eksempel mellom stående og sittende posisjon.
2.
Husk at bevegelse krever variasjon. Planlegg for hev- og senkbare arbeidsbord, og møbler med bord i ulike høyder for aktiv veksling mellom stående og sittende arbeid. Kun myke sitteplasser og "sittesekker" gir ikke ergonomiske arbeidsplasser.
3.
Sørg for at det er mange gode arbeidsplasser på kontoret. Hvis medarbeiderne skal jobbe lenge, kreves det et hev- og senkbart arbeidsbord med godt bord og dokkingplass for skjermen. Hvis man jobber med en bærbar datamaskin ved et bord som ikke kan reguleres, klarer man ikke like lange arbeidsøkter.
4.
Lydergonomien er viktig. Sørg for at det finnes lyddempende møbler og materialer som øker konsentrasjonsmulighetene.
5.
God belysning gir god synsergonomi, og gjør arbeidsoppgavene lettere.
Fremtidens kontor
Lena Lid Falkmans egen konklusjon er at det beste er om vi kan se bort fra ferdige konsepter, og i stedet våge å lytte til enkeltpersonene.
"Jeg tror at det beste kontoret er et kontor der hver medarbeider selv får bestemme hvordan de vil jobbe. Jeg har funnet få eksempler på selskaper som kombinerer flere kontortyper og lar de ansatte velge det som passer for dem."
At organisasjonen endres, at nye medarbeidere begynner og andre slutter, trenger ikke nødvendigvis å være et problem, sier Lena Lid Falkman.
"Hvis du kommer til en ny arbeidsplass, ville du jo ganske enkelt kunne velge. Her har du ledige plasser der du kan jobbe mer atskilt, og her har du et alternativ der du kan jobbe med mer folk rundt deg. Det hadde vært spennende å se hva som skjer hvis vi våger å sette individet i sentrum."
Ønsker du å sette enkeltmennesket først og lage et kontor som er spesielt egnet for dere?
Kinnarps Next Office® er et konsept og en prosess som er resultatorientert og som tar utgangspunkt i behovene til hver enkelt virksomhet, og der medarbeiderne står i sentrum. Next Office® er basert på omfattende undersøkelser blant kunder, organisasjonsutviklere og fremtidsanalytikere.
