NÅR HJEMMET BLIR EN ARBEIDSPLASS

Vi forsøker etter beste evne å tilpasse oss og ta hensyn til råd og retningslinjer. Vi har innført hjemmekontor der det går. Det betyr at hverdagen er snudd opp ned for mange, og vi møter ukjente utfordringer. Vi har samlet noen nyttige tips som kan være med å bidra til en mer produktiv dag, og kanskje en triveligere.

Noen av oss har jobbet hjemmefra en gang i blant. Men, for mange som jobber hjemmefra nå kan det føles som en helt ny verden. Det er fremmed, vi har ikke rutiner, vertkøy eller sitter godt. Vi vet heller ikke om det kan vare i en lengre periode fremfor en dag her og der, som man kan ha vært vant til når hjemmekontoret er selvvalgt. Å bytte ut det daglige kontorlivet med å jobbe og kommunisere hjemmefra på nettet er en utfordring, ikke bare når det gjelder å tilby passende tekniske fasiliteter, men det utgjør også vanskeligheter for både team og enkeltpersoner. Vi vil gi deg noen tips om hvordan du kan forbedre denne situasjonen, og også undersøke det langsiktige perspektivet på denne interessante - om noe ukjente - ting som kalles ‘fjernarbeid’.

ARBEIDE HJEMMEFRA ELLER "FJERNARBEIDE"? 

Å jobbe hjemmefra, som navnet antyder, betyr å jobbe innenfor veggene i ditt eget hjem,  fra en type hjemmekontor, mens fjernarbeid er et mye bredere begrep. Det betyr å flytte fra arbeidsstedet ditt som arbeidsgiveren din gir deg - kontoret - til et annet sted. Favorittkaféen din, et samarbeidsareal, et co-working sted, hotel, konferansested eller til og med et bibliotek. De to tolkningene blir noen ganger uklare. Tross alt kan ikke en veterinær, kasserer eller sykepleier utføre sine oppgaver hjemmefra, så uavhengig av om det er hjemmekontor eller fjernarbeid, er dette muligheter som favoriserer den tradisjonelle kontorarbeideren og oppgaver som løses på et skrivebord eller i et møterom. Muligheten for å jobbe hjemmefra er vanligvis noe som forbindes med noe positivt og en drøm. Tenk å få jobbe hjemme - så deilig, sier mange. 

Med vårt verktøy,  Office Insights Report,  hjelper vi våre kunder med å analysere arbeidsplassen og arbeidsmønstrene deres for å skape en god arbeidsplass. Vi har gjennomført over 200 analyser over hele Europa, og der kan vi se at ansatte anslår at de jobber 15% utenfor kontoret. I følge Eurostat utgjorde andelen sysselsatte i alderen 15 til 64 år i EU (EU) som vanligvis jobber hjemmefra på 5,0% i 2017. Andelen sysselsatte i EU som noen ganger jobber hjemmefra har økt jevnlig gjennom årene , fra 7,7% i 2008 til 9,6% i 2017, selv om tallet i 2017 var litt ned fra 2016 (9,8%).

NOEN NYTTIGE TIPS

Personlige tips

  1. Pass på tiden når du jobber på hjemmekontor, siden det ikke er noen klar start og slutt på dagen. Fraværet av en fast plan - som f.eks tiden du kjører til og fra jobb som er med å bestemme arbeidstiden - kan gjøre at dagen virker både uendelig og formløs. Du bør sørge for at du følger en daglig rutine slik at du vet du jobber riktig mengde. 
  2. Når du jobber hjemmefra, bør du sitte med ryggen rett, huske og strekke kroppen, ta regelmessige pauser fra skrivebordet ditt og prøve å få litt sollys. Det er lurt å gå ut på terrassen eller inn i hagen, stå ved et vindu eller ta en tur rundt huset eller en park i nærheten (hvis mulig). Sollys spiller en viktig rolle i å regulere døgnrytmene våre (daglige biologiske klokker), slik at vi kan skille mellom de forskjellige tidene på dagen.
  3. Etter å ha fulgt opp forrige punkt, bør du forsøke å legge inn bevegelse i hverdagen. Det er mange typer øvelser du kan gjøre hjemme ved å bruke din egen kroppsvekt eller minimalt  med utstyr som er tilgjengelig i hver husstand. Det er dedikerte YouTube-kanaler, nettsteder og applikasjoner for treningsøkter, og du kan velge hvilke som best passer dine behov. Bevegelse er et viktig daglig behov; det øker ikke bare humøret, men også ytelsen. Selv den mest grunnleggende aktiviteten forsvinner fra dagen din hvis du ikke løper for å ta bussen, eller går mellom stasjonen og kontoret for å komme frem til kontoret.
  4. Definer oppgavene og lag ulike kategorier på det som skal løses. Sett merke på perioden med høyt fokus. Du setter av tid for oppgavene du må være mest oppmerksom på, de som krever konsentrasjon. Kanskje starte dagen med disse så du vet du har tid og motivasjon.  Modusen ‘ikke forstyrr’ og ‘fly’ på mobiltelefonen din kan være en stor hjelp i den forbindelse. Du kan til og med skrive ned disse periodene i kalenderen, slik at kollegene dine kan se at du har det travelt.
  5. Tildel ‘meg’ tid. Selv 5 til 10 minutter kan være nok. Du bør gjøre noe som gjør deg glad, og som muntrer deg opp. Du kan til og med behandle dette som en belønning etter at du har fullført en oppgave. Når du vanligvis henter en kaffe på jobb, og prater med dine kollegaer kan nå være en tur ut, en privat samtale på telefon, lese nettavis eller hjelpe barna på hjemmeskole. 

For ledere

  1. En leder må kjenne sine ansatte, og hvilke oppgaver som kan utføres hjemmefra i en gitt jobbrolle.
    Det er veldig viktig å bygge opp tillit mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, men denne tilliten vises ikke bare på magisk vis. Du kan bare stole på noen hvis du vet hva de gjør, hvilke typer oppgaver jobben deres innebærer, hvilke frister de har, hvilke ferdigheter de har, og hvor lett eller vanskelig det er for dem å be om hjelp. For å kunne vite alt dette, må du kjenne den andre personen.
  2. Å jobbe hjemmefra er en mulighet. En mulighet til å fullføre det samme arbeidet med samme ytelse på et annet sted. Vi vet alle at noen ansatte synes det er vanskelig å jobbe kontinuerlig, selv på kontoret. Din evne til å involvere og inspirere er enda viktigere nå som dere ikke ser hverandre. Oppmuntrende mail om innsats, oppfølging av oppgaver, involvering og sparring. 
  3. Bruk teknologi smart. Det er tider hvor e-post, videomøter og telefoner viser seg å ikke være nok (eller for mye).  I stedet for å administrere alt, kan du bruke hvilken som helst av de mange online oppgave-, prosess- og prosjektstyringsapplikasjonene som perfekt kan erstatte uendelige e-postmeldinger, meldinger og samtaler.
  4. Vær et menneske, ikke bare sjef. Dette er nytt for mange. Ikke dikter, men vis forståelse for at hjemmekontor løses ulikt av den enkelte.  Det tar tid og skape tillitt begge veier, og bygge team også utenfor kontoret. 
  5. Ledelse krever ekstra tid og engasjement i disse tider. Vær proaktiv og kjør konstruktivt videomøte med teamet ditt regelmessig for å følge med oppsatte mål og KPI: er

NÅR HJEMMET BLIR KONTOR

Hvordan opprette et godt og veldrevet kontor hjemme,  er ikke et lett spørsmål å svare på, selv når hjemmekontoret er planlagt på forhånd. For ikke å snakke om situasjonen hvor du blir tvunget inn på et hjemmekontor uventet, fra en dag til en annen, og i en uforutsigbar periode (gitt dagens situasjon). Kinnarps tror på å skape ergonomiske arbeidsplasser, etter prinsippene for utforming av rom basert på funksjonalitet og aktivitet. Dette er like viktig i hjemmet ditt som på kontoret

HVORDAN SKAPE ET KONTOR I STUEN DIN!

1.

Finn passende plass. Helse og trivsel - som spesielt skal vektlegges i dagens situasjon - er grunnleggende for produktivitet. En plass kan betraktes som ergonomisk hvis den samsvarer med de funksjonelle behovene til personen som tilbringer tid der (i dette tilfellet den ansatte). Du bør gjøre alt du kan for å lage personlige, utpekte arbeidsområder i hjemmet, siden dette er viktig for produktiviteten. I flere tiår har Kinnarps jobbet med å utvikle produkter som oppfyller ergonomiske behov til den høyeste standard. Enten det er et sitte- / stå bord, en kontorstol eller akustiske løsninger, disse produktene er like viktige på et hjemmekontor som på kontoret. 

2.

Gitt de mange effektene og helsemessige fordelene av naturlig lys, bør du plassere skrivebordet ditt så nær vinduet som mulig. Hvis du får et løft i D-vitaminnivåene, vil du sove bedre og selvfølgelig  jobbe mer effektivt.  Eller du bare har tenkt å redusere de usunne effektene av kunstig belysning på kroppen din, kan du sette opp et kontor ved siden av vinduet med et minimalt mengde ny innredning og innsats.

3.

Farger er også med og påvirke humør og motivasjon. Når det gjelder forskjellige rom - for eksempel på kontoret, selv om det er i hjemmet - kan velvalgte farger ha en betydelig effekt på trivsel og produktivitet hos enkeltpersoner som tilbringer tid der. Grå, beige eller hvite arbeidsområder kan forårsake depresjon, mens lysere farger derimot kan øke motivasjonen. Generelt kan vi si at grønt beroliger, blått øker produktiviteten, rødt øker oppmerksomheten og gult øker kreativiteten. Vi bør omgi oss med farger og planter som renser luften og gjør oss mer balanserte i hjemmet vårt også. Ofte bruker vi lyse farger på vegger i hjemme, så det kan være vanskelig å finne et rom med mye farge på veggen, men vi kan finne frem planter, bilder og blomster til det nye kontorområdet. 

4.

Støy er en naturlig del av våre omgivelser, men altfor høyt støynivå kan redusere produktiviteten betydelig. Støy påvirker konsentrasjonen, stressnivået og evnen til å tenke kreativt. Irritasjoner og forstyrrelser kan forårsake frustrasjon, noe som begrenser trivsel og effektivitet. Beroligende lyder og musikk kan forbedre produktiviteten, så det er lurt å bruke disse på hjemmekontoret også. Vi kan forbedre akustikken med noen få triks. Ved å plassere teppet, gardinen, puter, bokhylla og planter på en smart måte, kan du også gjøre stuen til et område med bedre akustikk.


Vi håper at du fant tipsene nyttige, og at vi kan bidra til at jobbhverdagen hjemme kan bli god for deg. Målet vårt har vært å gi deg noen ideer om hvordan du kan finne både produktivitet, kreativitet og trivsel mens du jobber fra kjøkkenet eller stuen. Kanskje de kommer til nytte når du kommer tilbake til ditt vanlige kontor også?

 

SOURCES

1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1