Den raske teknologiske utviklingen påvirker ikke bare måten vi arbeider på – den har også endret måten vi møtes på. Antall møter og konferanser der vi møtes rent fysisk – og som vi må kjøre bil eller ta fly til – blir stadig mindre.  I stedet har vi begynt å bruke videomøter i stadig større utstrekning.

Men snart kommer Virtual Reality til å gi avstandsmøtene våre enda en dimensjon. Med Virtual Reality får vi mulighet til å oppleve mennesker og miljøer som om vi var der. I det lange løp kommer det til å bli mulig å holde møter i det miljøet vi vil. I en virtuell kopi av selskapets styrerom eller produksjonsanlegg – alternativt i et inspirerende miljø på en paradisøy … Egentlig er det bare fantasien som setter grenser.

Vi kommer naturligvis til å fortsette å ha fysiske møter når det er nødvendig. Men takket være den nye teknologien får vi mulighet til å tenke bærekraftig og redusere miljøpåvirkningen vår i form av reiser og CO²-utslipp. Fra et forretningssynspunkt er avstandsmøter også kostnadseffektive, siden de sparer både tid og penger. For å fungere godt må fremtidens møterom og konferanserom være utstyrt med all nødvendig teknologi, gjerne integrert i kontormøblene, for eksempel i møtebord og konferansebord. 

Team og prosjektarbeid er blitt vanlig.  Det innebærer også at korte møter og samtaler er en naturlig og nødvendig del av arbeidsprosessen. Til denne typen møter trenger du fleksible løsninger. Arbeidsplassen skal enkelt kunne endres fra individuelle arbeidsbord og benkebord til møtebord – og tilbake igjen.

Du trenger også møterom, konferanserom og miljøer som fungerer for spontane møter. Så snart du har behov for å følge opp med en kollega, skal kontormiljøet kunne tilby flere ulike miljøer der dere kan snakke sammen uten å forstyrre andre. Miljøene for spontane møter må kunne tilpasses raskt og enkelt for det behovet dere har for øyeblikket. Bord, arbeidsstoler, stoler, sofaer og andre sittemøbler må være fleksible, ergonomiske og kunne tilpasses.

Møterom for planlagte møter bør finnes i flere ulike størrelser – små møterom beregnet for 4–6 personer og større møterom for 6 eller flere personer. Til styremøter, workshops og større møter trenger du fortsatt et skikkelig konferanserom med et velutstyrt konferansebord som sentrum. Ettersom møter av denne typen kan vare en stund, er det viktig at møterommet er utstyrt med ergonomiske konferansestoler. Gode stoler der du sitter behagelig hindrer at du får vondt og blir trøtt, og gjør det lettere å holde seg opplagt og oppmerksom gjennom hele møtet. 

Det moderne kontoret minner på mange måter om hjemmene våre. Vi kan velge hva vi vil gjøre, og hvor. Vi kan også utføre mange ulike oppgaver i ett og samme arbeidsmiljø – ikke så ulikt hvordan vi bruker oppholdsrommet hjemme. 

I det fleksible kontoret oppmuntres vi til å samarbeide og ha møter ofte. For at møtet skal bli givende, uten at dere risikerer å forstyrre hverandre, trenger dere regler. Bli enige om hvor og når det er i orden å ha møter og samtaler. Dette er ekstra viktig når det handler om spontane møter. Hvis du for eksempel passerer kollegaen din og kommer på at du gjerne vil snakke om et par ting – be om et kort møte i et av miljøene som er beregnet for nettopp slike møter. Da kan dere snakke så mye dere vil uten at noen blir irritert. Når det gjelder planlagte møter, anbefaler vi å investere i et bookingsystem, siden det gjør organisasjonen effektiv og reduserer risikoen for misforståelser.  

Et godt eksempel på et fleksibelt møtebord som kan tilpasses: Nexus Meeting.

Kontakt oss