Fra forstyrrelse til konsentrasjon

Finner du den gode flyten på jobb? De siste årene har kreative og ekstroverte mennesker som trives i åpne kontorløsninger hatt muligheten til å blomstre. Dette har hatt mange positive effekter for dem som er ekstroverte, det også viktig å møte behovene til de mer introverte på en arbeidsplass. Det er viktig å skape områder der mennesker som er forskjellige kan finne en god balanse mellom sosialt prat, samarbeid og konsentrasjon. En balanse for å oppnå maksimal produktivitet og kreativitet.

FORDELER OG ULEMPER MED ÅPNE KONTORLØSNINGER

Noe forsvant da kontorbåser ble erstattet av åpne kontorlandskaper. Det er en stor utfordring å designe funksjonelle arbeidsmiljøer der de ansatte ikke blir forstyrret til stadighet. Helt fra starten virket det som en genial idé. Alle ville dra fordel av et åpent kontorlandskap: De kreative ansatte ville kunne utveksle ideer og tanker med hverandre, og lederne ville kunne holde øye med de ansatte. Sist, men ikke minst ble denne løsningen ansett som fordelaktig også fra et økonomisk perspektiv, ettersom det ble plass til flere medarbeidere på samme arealet.

Det var bare ett problem – eller egentlig to:

  • Noen mennesker synes det er vanskelig å konsentrere seg om arbeidsoppgavene sine når de hører andre samtaler.
  • Noen arbeidsoppgaver krever fullstendig konsentrasjon.

Kunnskap er ikke lenger den viktigste faktoren i den nye tankeøkonomien. Det er viktigere å forstå og kombinere forskjellige ideer med nye konsepter og løsninger som virkelig kan utgjøre en forskjell. Dialog, erfaringsutveksling og møter vil fortsette å spille en viktig rolle, men konsentrasjon og uforstyrrede arbeidsmiljøer vil bli mer og mer sentrale faktorer. Med bråk fra kaffemaskinen og skriveren, toalettdører som smeller igjen, en mobil som ringer og noen som snakker om middagsselskapet forrige helg blir det vanskeligere og vanskeligere å finne både tid og plass for uforstyrret arbeid.

"Folk vil enten konsentrere seg om en oppgave eller møte andre for å kommunisere. Akustikk er en viktig ting å ta hensyn til når man skiller mellom disse to måtene å jobbe på. Det er også viktig å skape en kultur der de ansatte har repekt for hverandres ulike behov og preferanser for hvordan man jobber best."

Beata Osiecka, administrerende direktør ved Kinnarps i Polen

FINNE DEN GODE FLYTEN

Ifølge den anerkjente ungarske psykologen professor Mihaly Csikszentmihalyi burde enhver arbeidsgiver strebe etter at de ansatte finner den gode "flyten". Den gode flyten oppstår når man blir fullstendig oppslukt i en aktivitet og vier seg helhjertet til å løse potensielle problemer, og skape kreative ideer og finner gode løsninger.  For de fleste av oss krever dette en viss fred og ro der vi arbeider, og at det finnes struktur og klare mål. Det handler om å skape en balanse mellom konsentrasjon og kreativitet. Produktivitet, motivasjon og følelsen av å gjøre en god jobb synker dersom det er for mange forstyrrelser. De fleste går på jobb om morgenen med intensjon om å gjøre sitt beste. Studier har vist at følelsen av å gjøre en god jobb i stor grad henger sammen med hvor lykkelige vi er. En jobb som føles meningsfylt, og der man kan se at det man gjør fører til noe positivt. Dersom man på slutten av arbeidsdagen i stadig økende grad føler at man ikke møter egne forventninger eller forventningene til dem rundt seg, opplever man at arbeidsmoral og -motivasjon blir dårligere. 

Det kan være vanskelig for én enkelt medarbeider å påvirke det fysiske kontormiljøet. Noen har prøvd å skape sin egen plass ved å høre på musikk gjennom høretelefoner eller ved å bruke hørselvern. Dette sender også en beskjed til menneskene rundt dem om at de ikke ønsker å bli forstyrret. Arbeidsgivere som ikke ønsker å oppmuntre de ansatte til å søke tilflukt utenfor kontoret, og som ikke ønsker å miste dem fullstendig, må tenke gjennom hvordan fremtidens kontorer bør utformes.  

Vi tror at kontorer som oppmuntrer til produktivitet og trivsel må oppfylle mange ulike behov. Det er  viktig å skape arbeidsplasser der de ansatte kan konsentrere seg nok til å finne en god flyt, men samtidig være en del av et kreativt fellesskap. Man må møte behovene til både de introverte og de ekstroverte, og møte behovene de ulike arbeidsoppgaver krever.  Dette kan oppnås ved å skape en rekke forskjellige miljøer som gir mulighet til ulike typer fokus og distraksjoner.

En skreddersydd løsning

"Vi hører ofte kundene våre si at kontorløsningen deres begrenser produktiveten. Dette er ofte på grunn av at de mangler stille områder der folk kan jobbe uforstyrret. Når vi designer eller pusser opp kontorer, er det vår hovedprioritet å skape og beskytte denne type stille områder,"

Henrik Axell Next Office Concept Manager i Sverige

Med vårt Kinnarps Next Office®-konsept utvikler vi helhetsløsninger som hjelper kundene våre med kontordesign og renovering. Vi tar kundene og kundenes virksomheter som vårt utgangspunkt. Først ser vi på deres nåværende arbeidsmetoder og hvordan de vil at fremtiden skal se ut. Etter det starter reisen med å skape et nytt, skreddersydd kontor. Et kontor som begynner med hver enkelt ansatt, og resulterer i en løsning tilpasset akkurat deres behov.  Vi er involvert i hele prosessen, fra visjon til ferdig innredning- en prosess som inkluderer behov, endringer, støtte og løsninger basert på analyse. 

Det er viktig for oss at vi lever som vi lærer. Derfor valgte vi å implementere Next Office-konseptet på felleskontorene og utstillingslokalene i hovedkvarteret vårt i Kinnarp. Henrik Axell, Next Office Concept Manager i Sverige, var en sentral person i utviklingen av dette aktivitetsbaserte kontorområdet. Ledelsen og de ansatte ble tidlig involvert i prosessen, og de ble spurt om innspill og synspunkter. Hvilke arbeidsoppgaver gjennomføres i løpet av dagen, og i hvilket type arbeidsmiljø kunne de tenkte seg å løse de ulike oppgavene.  "Dersom ledelsen ikke er innforstått med prosessen, er det svært vanskelig å implementere nye tanker og ideer i en organisasjon. Når du har fått ledelsen med, må de ansatte engasjeres – alle synspunkter er verdifulle," sier Henrik Axell.

For å kombinere de beste åpne løsningene med plasser der de ansatte kunne fokusere ble kontorområdet delt inn i tre forskjellige soner. Høyt fokus, delvis fokus og lavt fokus.

Kinnarps HQ

Kinnarps' felleskontor og utstillingslokaler er bare et steinkast unna stedet der selskapet ble etablert for over 75 år siden. Kontoret karakteriseres av kreativitet, og det er en levende utstilling med fokus på bærekraft, trivsel, innovasjon og ergonomi. En unik løsning der en aktivitetsbasert arbeidsplass er kombinert med en personlig måte å vise frem selskapets produkter og konsepter til besøkende fra hele verden.

Høyt fokus

Høyt fokus-plasser er steder du skal sitte å jobbe uforstyrret. Få ro og konsentrasjon. Dette kan innebære små eller store lydtette møterom som siker at samtalene ikke høres fra utsiden. Bibliotek og individuelle høy-fokus arbeidsstasjoner er viktige tillegg til de stille møterommene. Disse områdene er ideelle for fokusert arbeid som lesing og skriving. 

Middels fokus

Middels fokus-områder er for de som ønsker å jobbe relativt fokusert, men ikke i et stille eller isolert miljø. For dette fokusnivået er et såkalt  "rom i rommet" en god løsning. Du kan enkelt designe disse ved å bruke lydabsorberende eller lyddempende skjermvegger. Middels fokus-arbeid gjøres best i områder for kreativitet og/eller samarbeid. Dette er soner som er velegnet for spontane møter, orienteringer og workshops. Det er viktig at innredningen oppmuntrer til produktivitet og kreativitet.

Lavt fokus

En del av plassen er dedikert til arbeid som krever lavt fokus. Eksempler på dette er loungen,  "kaffe"plassen", eller kantine /kjøkken - områder der samtaler og annen lyd er forventet. Der kan du lese e-post eller ha spontane møter med forbipasserende kollegaer. I tillegg til disse sonene er det et åpent område der det finnes individuelle arbeidsstasjoner. Disse stasjonene er utstyrt med alt du trenger for å jobbe i lengre tid. Kantinen kan også brukes til arbeid som ikke krever at man er svært konsentrert, men stort sett brukes kantinen av folk som har pause.

Soner og regler

For at fokussonene skal fungere er det viktig at de er avskjermet fra hverandre sånn at lyden fra for eksempel loungen ikke forstyrrer de som jobber i et høyfokus-område. Lydabsorberende skjermer som henger fra taket eller står på gulvet separerer sonene. Skrivebordskjermer kan også brukes som en ekstra lydabsorberende effekt i områder for høyt fokus.

Lydabsorbering er dog bare ett aspekt ved fokussonene. Det er også viktig å sette opp regler rundt lyd på kontoret. Det må være en generell oppfatning om hvilket lydnivå som er godtatt innenfor hver sone. Jo klarere reglene er, jo lettere er det å skape et produktivt og trivelig kontor.

"Regler er en viktig del av puslespillet. Det hjelper de ansatte med å vite hvordan de skal gå frem, oppføre seg og skape vaner på det nye kontoret. Etablerte regler for forventet oppførsel bidrar til et funksjonelt kontor og fornøyde ansatte," sier Henrik Axell. 

Fem atferdsregler fra veiledningen vår

Respekter hverandre

Vi respekterer hverandre og at vi alle er forskjellige, både de ansatte og de besøkende.

Orden og ryddighet

Vi har en såkalt ryddig arbeidsbord-policy. Dette betyr at vi alltid rydder arbeidsbordet på slutten av arbeidsdagen, og tingene oppbevares kollektivt eller i en personlig oppbevaringsenhet til vi har bruk for dem igjen.

Fred og ro på jobb

Når arbeidet ditt krever høy konsentrasjon, velger du en sone for høyt fokus. Her unngår vi bråkete telefonsamtaler og spontane møter. Hvis døren til et isolert rom er lukket, forstyrrer vi ikke freden og roen der inne.

Lydnivå

Vi velger å bruke hodetelefoner når vi hører på radio eller musikk. Vi husker også på at det er bedre å gå et annet sted for lange telefonsamtaler, ikke sitte ved siden av kollegaer som prøver å fokusere.

Nye inntrykk og ideer

Vi velger en ny plass å sitte hver dag da dette skaper mobilitet på kontoret og de riktige forutsetningene for spontane møter. En plass kan bare reserveres i to timer dersom du ikke sitter der. Bruker du ikke plassen, må du gi en kollega plassen hvis han eller hun har behov. 

Vil du vite mer om hvordan du kan skape et produktivt og vellykket kontor?

Kontakt oss