Fra forstyrrelse til konsentrasjon

Fordeler og ulemper med åpne kontorløsninger

Noe forsvant da kontorbåser ble erstattet av åpne kontorlandskaper. Det er en stor utfordring å designe funksjonelle arbeidsmiljøer der de ansatte ikke blir forstyrret til stadighet. Helt fra starten virket det som en genial idé. Alle ville dra fordel av et åpent kontorlandskap: De kreative ansatte ville kunne utveksle ideer og tanker med hverandre, og lederne ville kunne holde øye med de ansatte. Sist, men ikke minst ble denne løsningen ansett som fordelaktig også fra et økonomisk perspektiv, ettersom det ble plass til flere medarbeidere på samme arealet.

Det var bare ett problem – eller egentlig to:

• Noen mennesker synes det er vanskelig å konsentrere seg om arbeidsoppgavene sine når de hører andre samtaler.
• Noen arbeidsoppgaver krever fullstendig konsentrasjon.

Kunnskap er ikke lenger den viktigste faktoren i den nye tankeøkonomien. Det er viktigere å forstå og kombinere forskjellige ideer med nye konsepter og løsninger som virkelig kan utgjøre en forskjell. Dialog, erfaringsutveksling og møter vil fortsette å spille en viktig rolle, men konsentrasjon og uforstyrrede arbeidsmiljøer vil bli mer og mer sentrale faktorer. Med bråk fra kaffemaskinen og skriveren, toalettdører som smeller igjen, en mobil som ringer og noen som snakker om middagsselskapet forrige helg blir det vanskeligere og vanskeligere å finne både tid og plass for uforstyrret arbeid.

Finne den gode flyten

Ifølge den anerkjente ungarske psykologen professor Mihaly Csikszentmihalyi burde enhver arbeidsgiver strebe etter at de ansatte finner den gode "flyten". Den gode flyten oppstår når man blir fullstendig oppslukt i en aktivitet og vier seg helhjertet til å løse potensielle problemer, og skape kreative ideer og finner gode løsninger.  For de fleste av oss krever dette en viss fred og ro der vi arbeider, og at det finnes struktur og klare mål. Det handler om å skape en balanse mellom konsentrasjon og kreativitet. Produktivitet, motivasjon og følelsen av å gjøre en god jobb synker dersom det er for mange forstyrrelser. De fleste går på jobb om morgenen med intensjon om å gjøre sitt beste. Studier har vist at følelsen av å gjøre en god jobb i stor grad henger sammen med hvor lykkelige vi er. En jobb som føles meningsfylt, og der man kan se at det man gjør fører til noe positivt. Dersom man på slutten av arbeidsdagen i stadig økende grad føler at man ikke møter egne forventninger eller forventningene til dem rundt seg, opplever man at arbeidsmoral og -motivasjon blir dårligere. 

Det kan være vanskelig for én enkelt medarbeider å påvirke det fysiske kontormiljøet. Noen har prøvd å skape sin egen plass ved å høre på musikk gjennom høretelefoner eller ved å bruke hørselvern. Dette sender også en beskjed til menneskene rundt dem om at de ikke ønsker å bli forstyrret. Arbeidsgivere som ikke ønsker å oppmuntre de ansatte til å søke tilflukt utenfor kontoret, og som ikke ønsker å miste dem fullstendig, må tenke gjennom hvordan fremtidens kontorer bør utformes.  

Vi tror at kontorer som oppmuntrer til produktivitet og trivsel må oppfylle mange ulike behov. Det er  viktig å skape arbeidsplasser der de ansatte kan konsentrere seg nok til å finne en god flyt, men samtidig være en del av et kreativt fellesskap. Man må møte behovene til både de introverte og de ekstroverte, og møte behovene de ulike arbeidsoppgaver krever.  Dette kan oppnås ved å skape en rekke forskjellige miljøer som gir mulighet til ulike typer fokus og distraksjoner.

En skreddersydd løsning

Med vårt Kinnarps Next Office®-konsept utvikler vi helhetsløsninger som hjelper kundene våre med kontordesign og renovering. Vi tar kundene og kundenes virksomheter som vårt utgangspunkt. Først ser vi på deres nåværende arbeidsmetoder og hvordan de vil at fremtiden skal se ut. Etter det starter reisen med å skape et nytt, skreddersydd kontor. Et kontor som begynner med hver enkelt ansatt, og resulterer i en løsning tilpasset akkurat deres behov.  Vi er involvert i hele prosessen, fra visjon til ferdig innredning- en prosess som inkluderer behov, endringer, støtte og løsninger basert på analyse. 

Det er viktig for oss at vi lever som vi lærer. Derfor valgte vi å implementere Next Office-konseptet på felleskontorene og utstillingslokalene i hovedkvarteret vårt i Kinnarp. Henrik Axell, Next Office Concept Manager i Sverige, var en sentral person i utviklingen av dette aktivitetsbaserte kontorområdet. Ledelsen og de ansatte ble tidlig involvert i prosessen, og de ble spurt om innspill og synspunkter. Hvilke arbeidsoppgaver gjennomføres i løpet av dagen, og i hvilket type arbeidsmiljø kunne de tenkte seg å løse de ulike oppgavene.  "Dersom ledelsen ikke er innforstått med prosessen, er det svært vanskelig å implementere nye tanker og ideer i en organisasjon. Når du har fått ledelsen med, må de ansatte engasjeres – alle synspunkter er verdifulle," sier Henrik Axell.

For å kombinere de beste åpne løsningene med plasser der de ansatte kunne fokusere ble kontorområdet delt inn i tre forskjellige soner. Høyt fokus, delvis fokus og lavt fokus.

Soner og regler

For at fokussonene skal fungere er det viktig at de er avskjermet fra hverandre sånn at lyden fra for eksempel loungen ikke forstyrrer de som jobber i et høyfokus-område. Lydabsorberende skjermer som henger fra taket eller står på gulvet separerer sonene. Skrivebordskjermer kan også brukes som en ekstra lydabsorberende effekt i områder for høyt fokus.

Lydabsorbering er dog bare ett aspekt ved fokussonene. Det er også viktig å sette opp regler rundt lyd på kontoret. Det må være en generell oppfatning om hvilket lydnivå som er godtatt innenfor hver sone. Jo klarere reglene er, jo lettere er det å skape et produktivt og trivelig kontor.

"Regler er en viktig del av puslespillet. Det hjelper de ansatte med å vite hvordan de skal gå frem, oppføre seg og skape vaner på det nye kontoret. Etablerte regler for forventet oppførsel bidrar til et funksjonelt kontor og fornøyde ansatte," sier Henrik Axell.