Er pris alt? 7 ting du bør tenke på når du kjøper kontormøbler

Pris er viktig, selvfølgelig også når du går til anskaffelse av kontormøbler. Men pris er ikke alt. Å basere innkjøpsstrategien din helt og holdent på pris og kostnader, kan potensielt gi deg store utfordringer lenger ned i veien.

Å sammenligne leverandører av kontormøbler kun basert på pris, blir litt som å sammenligne epler og pærer. Det er nemlig langt flere faktorer som bør spille inn når du går til anskaffelse av nytt interiør til kontorlokalet. Produktet, servicen og kompetansen du får kan være helt ulik. 

Denne artikkelen tar deg gjennom syv andre faktorer du bør ta med i betraktning før du går til anskaffelse av kontormøbler.

1. Ansvar for hele kjeden

Møbelleverandørenes verdikjede strekker seg helt fra designfasen, via blant annet materialvalg og produksjon, til distribusjon og gjenbruk. Det er felles for alle leverandører. Men ansvaret de tar gjennom verdikjeden, varierer.  

Enkelte har stålkontroll på, og følger kontinuerlig opp, arbeidsforholdene og materialbruken hos underleverandørene sine, for å sikre at alt som skjer gjennom verdikjeden er i tråd med gjeldende krav og standarder. Andre gjør det ikke. Og det er gode grunner til at du bør ta dette med i beregningen når du kjøper kontormøbler. Det viser at du har et bevisst forhold til etikk og at virksomheten din tar ansvar, noe som igjen reflekterer positivt på merkevaren deres og potensielt bedrer bedriftens omdømme.

Jeg anbefaler deg å stille deg selv følgende spørsmål før du trykker på kjøpsknappen:   

• Hvilke krav stiller møbelleverandøren til materialene de bruker i produktene sine? Er treverket fra en godkjent og risikovurdert kilde? Er tekstilene miljømerket? Bruker de resirkulert metall?
• Tar leverandøren sosialt ansvar i produksjonsprosessen sin? Er møblene fremstilt i gode arbeidsmiljøer med gode arbeidsvilkår, lønn og forsikringer? Fremstilles produktene deres i, eller bruker komponenter fra, land som står på BSCIs risikoliste?
• Er møblene du kjøper mulig å gjenbruke? Gir leverandøren deg muligheten å oppgradere eller renovere kontormøblene, eller må du kaste dem på søppeldynga når de er slitt ut?

Les også: Hvorfor du bør ta sosialt ansvar ved innkjøp av kontormøbler

2. Innovative løsninger

Arbeidsmetodene, arbeidsoppgavene og arbeidsplassene våre endrer seg. Ny teknologi gjør det mulig for ansatte å arbeide hjemmefra eller fra eksterne arbeidsplasser, og nye oppgaver skaper nye behov i utformingen av kontorlokalene. En god møbelleverandør vet dette, og vet at bedriften din trenger arbeidsplassløsninger som oppfyller deres konkrete behov.

Leverer leverandøren din kontorløsninger tilpasset behovene i fremtidens kontor, eller selger de løsninger for det tradisjonelle, utdaterte kontoret? Fremtidens kontor stiller helt nye krav til innredningen av arbeidsplassen. Dette bør reflekteres i kontormøblene du går til anskaffelse av. Vær sikker på at leverandøren du velger, følger med i timen. 

Les også: Funksjonstilpasset arbeid er fremtiden 

3. Ergonomi

En god leverandør av kontormøbler har fokus på de ansattes velvære på jobben når de utvikler nye løsninger til arbeidsplassen. Med andre ord har de fokus på ergonomi – altså hvordan arbeidsredskaper, arbeidsteknikk og arbeidsmiljø påvirker oss mennesker.

Vi tilbringer rimelig mye tid sittende foran skrivebordet vårt på jobb. Er møblene vi bruker dårlig utformet, blir resultatet ofte ryggproblemer, belastningsskader eller andre helseproblemer. Det hjelper lite at prisen på møblene er lav, hvis de på sikt fører til belastningsskader og mistrivsel hos medarbeiderne dine.

Når du velger møbelleverandør bør du derfor undersøke i hvilken grad de har tatt hensyn til ergonomien i utformingen og produksjonen av møblene. Gir kontorstolene god støtte til ryggen? Er de lett å stille inn til riktig høyde? Har de en regulerbar setehøyde og hjul som gjør det lett å finne den optimale arbeidsstillingen? Kan du justere høyden på skrivebordene?

Les også: Hva er ergonomi, og hvordan påvirker det valg av kontormøbler?

4. Bærekraft

Bærekraft og «grønne» løsninger blir stadig viktigere i samfunnet vårt – også når det gjelder kontormøbler. Å velge «grønne» leverandører som tar hensyn til miljøet, gir de samme fordelene som å velge ansvarlige leverandører – det bedrer omdømmet til virksomheten din. Ikke minst skaper de også et sunnere inneklima for medarbeiderne dine. 

Enkelte kontormøbler inneholder nemlig visse kjemiske stoffer man helst bør unngå. Sørger du for å velge kontormøbler av en leverandør som har fokus på rene materialer i produktene sine, reduserer du mengden helsefarlige gasser som slippes ut i kontorlokalene dine. 

• Hvor miljøvennlig og etisk er leverandørens produksjonsprosess? Unngår de miljø- og helsefarlige stoffer i produksjonen? Følger de etiske retningslinjer?
• Har leverandøren en bevisst strategi rundt lave CO2-utslipp i transporten av produktene sine? Kjører de ut lastebiler med lav fyllingsgrad? Bruker de engangsemballasje du er nødt til å kvitte deg med? Og hvilket drivstoff bruker de i distribusjonen av møblene?

Les også: Rene materialer i kontormøbler: Dette bør du tenke på

5. Kvalitet

Kvalitet koster. Men det å kjøpe kvalitet kan på sikt gi store økonomiske besparelser for virksomheten din. Dersom produktet varer i 30 år, fremfor at du kjøper møbler som må kastes etter to år, vil du på sikt kunne spare inn betydelige kostnader. Ikke minst er kvalitetsprodukter lettere å reparere og freshe opp, for eksempel ved å bytte tekstiler.

Sjekk om leverandøren din gjennomfører tester – gjerne tøffe tester – som bidrar til at produktene de selger både oppfyller lovmessige krav og andre relevante standarder og øker produktenes og materialenes levetid. Det øker sannsynligheten for at du kan bruke møblene dine i lang tid fremover. 

6. Design

Møblene du kjøper inn bør ikke kun være funksjonelle, ergonomiske og bærekraftige. De bør også være godt designede. Og godt design handler ikke bare om estetikk, det handler like mye om at møblene er designet, utformet og tilpasset ulike menneskers ulike behov. 

Et godt råd når du går til anskaffelse av kontormøbler er å velge en møbelserie med ulike funksjoner og et felles formspråk. Kombinasjonsmulighetene kan gi deg muligheter for både variasjon og særegne, kreative uttrykk. 

Et annet råd er å la designet i kontormøblene reflektere merkevaren deres. Å spille på farger, uttrykk, symboler eller verdier i kontorinnredningen skaper ofte en stolthet for arbeidsplassen og en god arbeidskultur.

Les også: Hvorfor skandinavisk design passer så godt på kontoret

7. Kompetanse

Ingen virksomheter er helt like. Din bedrifts kultur og deres arbeidsmønstre er unike for dere. Derfor er det også dere som er best egnet til å avgjøre hvilken type innredning og layout som passer for dere. Likevel kan det lønne seg å benytte seg av en leverandør som også kan bistå og hjelpe dere med å sørge for at avgjørelsen dere tar, blir tatt på det best kvalifiserte grunnlaget. 

Kan dere utnytte lokalet bedre? Hva er deres faktiske behov? Bør alle ansatte involveres i innredningsprosessen for å skape eierskap på tvers av virksomheten? Dette er noen av de mange spørsmålene en møbelleverandør med kompetente medarbeidere og rådgivere vil kunne svare dere på. Det vil sikre at din bedrifts kultur og arbeidsmønstre blir støttet av det riktige kontoret.

En gjennomtenkt innkjøpsstrategi kan potensielt føre til betydelige kostnadsbesparelser, økt medarbeidertrivsel og et positivt omdømme. Tenker du kun på pris når du kjøper inn kontormøblene dine, risikerer du å gå glipp av disse fordelene.