Case: Puls & Trening

Økt trivsel og effektivitet 

Treningskjeden Puls & Träning hadde allerede byttet innredning og kontor noen ganger, da det igjen var klart for et nytt bytte. Deres lokaler opplevdes som trange, ineffektive og trivelige nok. Denne gangen ville ledelsen begynne fra start, og fikk hjelp av oss i Kinnarps til å skape den nye arbeidsplassen ved å bruke en analyse kalt Next Office®. Resultatet er ikke bare at bedriften har fått ny innredning, men de har også fått en bedre og mer effektiv måte og jobbe på - i de eksisterende lokalene.

Puls & Träning startet i 2006. I dag har selskapet cirka 90 treningssenter rundt i Sverige, med hovedkontor i Stockholm med cirka 40 ansatte. For noen år siden begynte de å kjenne at kontorlokalene virket små, og opplevde at fasilitetene ikke var så effektive, og de ansatte ikke trivedes i den grad de ønsket. 

Grunder og deleier Karin Sager minnes:
”Vi hadde et relativt nytt kontor, men kjente likevel at vi ikke var riktig fornøyde. Vi trodde vi måtte flytte til større lokaler, men etter at vi hadde en prat med Kinnarps begynte vi å lure på om det var en bedre ide og se på miljøet vårt, vurdere om innredningen var korrekt. Kanskje kunne vi finne forbedringene vi leter etter på plassen vi var". 

Kartlegging og analyse 

Nøkkelen til suksess var konseptet Next Office®, Kinnarps sin arbeidsplass analyse for å skape virksomhetstilpasset arbeidsmiljø. Metoden innebærer at man kartlegger og analyserer virksomheten, involverer ledelse og medarbeidere og setter rammer for den endringsprosessen man står foran. Vi skaper et kunnskapsgrunnlag, og innsikten gir endringene. 

”Kinnarps hjalp oss å se på bedriften vår med ny øyne, og satte spørsmål med måten vi hadde det  i dag". Vi forstod at vi måtte begynne fra start og sette opp nye rammer. Det handlet ikke om å bytte ut møbler, men å endre vår arbeidsmåte". 

Vi gjennomførte blant annet et foredrag, en workshop og en webbasert analyse. Så fikk vi hjelp til gjennomgang av funnene, og til å skape en gjennomtenkt visjon. Kinnarps gjennomførte analyse av våre behov. Analysen slår fast at vi trengte å bli mer effektive, ha tydeligere kommunikasjon og en smartere innredning. Vi fikk også tips til økt miljø og helsefokus. 

”Vår analyse viste også at Puls & Träning ikke trengte å flytte til større lokaler. Med en virksomhetstilpasset innredning fikk vi bedre utnyttelse kvadratmeterne, sier Henrik Axell, konseptansvalrig for Kinnarps Next Office® i Sverige.

Fra trangt til trivelig 

Endringen fra et tradisjonelt åpent kontorlandskap til et virksomhetstilpasset kontor, har vært en interessant reise på mange måter. Karin Sager hevder at Kinnarps sin måte og involvere personal på har vært det viktigste til gode resultat, og nødvendig for den verdiskapende endringen. 

”I begynnelsen var det misfortsålser og mistenksomhet rundt prosjektet og analsen. Det er nok naturlig. Det var derfor så viktig at alle ansatte ble involvert, og ledelsen var tydelig tilstede, lydhøre og transparante. Resultatet har overrasket oss postitivt, både for menneskene og måten vi jobber på, sier Karin Sager.

Den største overraskelsen er at lokalene som tidligere føltes trange, nå kjennes luftige og store. Dette selv om vi har lagt til flere arbeidsplasser og fått flere personer i bedriften. En årsak til dette er nok de digitale løsningene og plassering av møbler. 

”Det var viktig for oss å få til en ordning på det digitale miljøet før vi gjorde noe annet. I tillegg til å effektivisere arbeidet har vi også redusert utskrifter med cirka 60%, som jo er bra både for miljø og økonomi,  Karin Sager.

En ting som overrrasker, er at de stille sonene som var etterlyst og høyt ønsket i forkant, ikke brukes så mye likevel. Det er ikke de mest populære plassene idag. 

”Tverdt i mot er det soner med såkalt semifokus som er mest brukt. Jeg tror erfaringen fra vår gamle innregning gjorde at mange trodde de skulle har en stille sone, og sitte adskilt - men, nå som innredningen har fått en annen helhet, ser man at man jobber effektivt overalt, og behovet for stillesone minsker.”

Styrker varemerket 

Det var arbeidsplassnalaysen som Kinnarps gjennomførte som skapte rammen for våre endringer og de innredningsløsningene som har blitt Puls & Träning sin daglige virksomhet. Vi ønsket at designet skulle gjenspeile vår virksomhet uten å bli i overkant "sporty", sier Karin Sager. Selv om vi hadde et stilig kontor tidligere, har den nye innredningen en dypere dimensjon og bidrar til gjennomført design på mange måter. 

”Vi får mange komplementer fra samarbeidspartnere og andre som kommer hit. Jeg merker at de er imponert over resultatet, og at vi har jobbet så gjennomarbeidet og grundig som vi har for å komme frem til en innredningsløsning. Jeg ser også at vi at styrket varemerket vårt, og blitt mer attraktive som arbeidsgivere, sier Karin Sager.

Dette bekreftes også av oppfølgingen som inngår i Kinnarps sin arbeidsplassanalyse. Den viser at medarbeiderne sin tilfredshet har økt betraktelig. I gjennomsnitt over 50%, og i noen tilfeller hele 100%. Tall som skiller seg positivt ut når spørsmål rundt arbeidsmiljø kommer. 

”Dette viser hvor viktig våre arbeidsplass analyser er i forhold til innredning av et kontor. Gjennom å skape skreddersydde løsninger basert på kartlegging og innsikt, skaper vi en verdi for organisasjonen, ledelsen og de ansatte på lang sikt. Det blir en bærekraftig investering for alle”, sier Henrik Axell.