Alt du trenger vite for å lykkes med det nye kontoret

Står dere overfor en viktig endring på arbeidsplassen? For å skape et kontor som fremmer vekst og effektivitet er det viktig å utforme arbeidsmiljøer som støtter organisasjonens arbeidsmåte og de menneskene som jobber der. Å kartlegge og forstå behov til ulike personer med forskjellige preferanser og fra forskjellige generasjoner er nøkkelen til fremgang.  I vår Next Office-prosess utfører vi er grundig arbeidsplassanalyse som evaluerer hvordan dere arbeider i dag og kartlegger deres behov, samt hvilken type arbeidsmiljø dere vil ha behov for i fremtiden. Nedenfor har vi samlet åtte spørsmål som kan være viktige å stille seg selv før prosjektet starter.

Har du kontroll på begrepene?

En av grunnene til at en kontorsatsning ikke lykkes er ofte at man blander begrepene og ikke forstår hva forandringen innebærer.  Next Office-prosessen handler ikke om å tvinge organisasjonen deres inn i en spesifikk måte å jobbe på. Det er motsatt. Next Office skal hjelpe deg å finne det unike arbeidsmiljøet som passer nettopp dere best. Her er en kort forklaring på fem vanlige begrep når man snakker om kontor og arbeidsmåter:

Aktivitetsbasert

Det aktivitetsbaserte kontoret tar utgangspunkt i organisasjonens arbeidsmåte og skaper deretter ulike arbeidsplasser som er utviklet for å hjelpe og løse arbeidsoppgavene på best mulig måte. I stedet for å ha en fast plass der flere typer aktiviteter utføres, oppmuntres personalet til å plassere seg der de på best mulig måte kan utføre sin oppgave. Kontoret utformes for å støtte mange typer aktiviteter – alt fra intensivt fokuserte oppgaver til samarbeid og uformelle møter. 

Fleksikontor

I et fleksikontor har man ikke faste plasser, og ofte er det færre skrivebord enn det er medarbeidere. Dette for å utnytte plassen bedre. Arealet som tidligere hadde individuelle arbeidsplasser, kan blant annet brukes til samtalerom, møterom og møteplasser. Fleksikontoret forveksles ofte med aktivitetsbaserte kontor siden det finnes så mange områder å velge mellom, men den positive effekten uteblir da kontoret i utgangspunktet ikke er utformet etter hvordan organisasjonen arbeider.

Desk sharing

Betyr nettopp hva det høres ut som; personalet deler på et visst antall skrivebord. Her tar man utelukkende utgangspunkt i dekningsgrad, noe som kan resultere i at det noen dager ikke er plass til alle på kontoret. Desk sharing tar heller ikke hensyn til forskjellige typer aktiviteter, men fokuserer utelukkende på skrivebordsplasser. 

Co-working

Co-working innebærer og samarbeid og fleksibilitet ved at flere organisasjoner og personer kan dele samme kontorlokaler. Det er vanlig for frilansere, små foretak og personer som reiser mye i forbindelse med jobb å arbeide på denne måten. Det er en måte der de som arbeider individuelt kan ha et sosialt samlingspunkt og utnytte de synergier som oppstår når man arbeider sammen. 

Agile Working

Prinsippene for agile working innebærer å jobbe med et stort fokus på prestasjoner og resultat. Det inkluderer faktorer som når man arbeider, hvor man arbeider, hvordan man arbeider og hvem som utfører arbeidet. Det overordnede målet er viktigere enn prosessen. For mange foretak har agile working vært en suksess for å påskynde både utvikling og implementering av nye ideer innen flere ulike disipliner. 

Kjenner alle at de er del av visjonen?

For at et nytt kontor skal bli vellykket, er det viktig å ha en visjon og tydelige mål. Og det krever at lederteamet engasjerer seg! Det gir et signal om at medarbeidernes trivsel og prosjektet er viktig. Og suksessen avhenger av at ledelsen gjør ord til handling. Hvis det forventes at de ansatte skal dele og bevege seg mellom ulike miljøer, bør ledelsen arbeide på samme måte.

Deltakelse er nøkkelen til suksess. Når medarbeiderne involveres tidlig i planleggingsprosessen, går arbeidet raskere og smidigere, og resultatene blir bedre! Forklar hvorfor, hvordan og hvilken virkning dere ønsker at endringen skal gi. Kommuniser tydelig og åpent: bekymringer og usikkerhet bør besvares raskt. Ved å sikre at alle har mulighet til å si sin mening og beskrive sine arbeidsmetoder og behov sørger dere for at medarbeiderne blir fornøyde med det nye kontoret og at arbeidet deres blir mer effektivt. Bruk workshops, seminarer og undersøkelser til å finne ut hva medarbeiderne tenker og føler. Hemmeligheten er å se mot fremtiden og skape en felles visjon, fremfor å fokusere på hvordan det har vært.  

Har dere tenkt på funksjonaliteten?

Plass

Et Next Office-kontor er utformet etter virksomhetens behov, noe som innebærer at kontoret alltid har tilstrekkelig skrivebords- og arbeidsplasser. Hvis man velger å jobbe ved en skrivebordsplass som ikke er personlig, er det naturligvis viktig å huske på å ta med sakene sine når man flytter seg til en annen plass eller skal i et møte. Det er også smart å investere i et reservasjonssystem som kan omfatte alt fra møterom til atskilte skrivebordsplasser. Det bidrar til effektiviteten på arbeidsplassen og reduserer faren for misforståelser. 

Teknologi

Før dere tar beslutningen om å endre arbeidsmetodene, må dere ta hensyn til teknologien. Har dere de nødvendige tekniske løsningene for å sette medarbeiderne i stand til å arbeide i et papirløst miljø og uavhengig av arbeidsplass? Hvis ikke, er dere forberedt på å gjøre investeringen? Husk at det er medarbeidernes behov som skal bestemme teknologien – ikke omvendt!

Konfidensialitet

Et vanlig spørsmål når man lurer på å begynne å jobbe i et åpent eller mobilt kontormiljø, er hvordan man håndterer konfidensialitet. Et åpent kontormiljø behøver ikke bety at all informasjon behandles like åpent. Tenk på å skape arbeidsmiljøer der man har muligheten til å stenge døren bak seg når man har behov for å håndtere konfidensielle saker eller ha private diskusjoner. Muligheten for låst oppbevaring er også viktig.

Finnes det plass for samarbeid og effektive møter?

Samarbeid og møter er en viktig del av arbeidsdagen på kontoret. Invester derfor i mange forskjellige typer møteplasser – fra fleksible løsninger for korte møter, til prosjektplasser og møterom. Det er viktig å skape plasser som støtter de ulike typer møter dere har i organisasjonen. Det øker både effektiviteten og kreativiteten. En annen måte å effektivisere møter på er å utvide bruken av videomøter. Med rett teknikk kan dere enkelt ha møter ansikt til ansikt uten at det krever å reise med bil, tog eller fly, noe som er en mer effektiv bruk av både tid og penger. 

Har dere tenkt på ergonomien?

Når dere bygger et aktivitetsbasert kontor, oppstår det naturlige muligheter for å bevege seg mellom ulike aktivitetsbaserte miljøer i løpet av arbeidsdagen. Men alle kontorer trenger ergonomiske kontormøbler til dem som sitter og arbeider konsentrert i lengre perioder! Invester i hev- og senkbare bord og ergonomiske sitteplasser for å redusere belastningsskader. Vurder å variere mellom lave, høye og myke sitteplasser i møterommene.

Hvor mye beveger dere dere på jobben?

Bevegelse er svært viktig for helsen vår, og forskningen viser at det ikke er nok bare å mosjonere på fritiden. Vi trenger mosjon på jobben også. Bevegelse er innebygd i aktivitetsbaserte kontorer, fordi man hele tiden beveger seg mellom ulike arbeidsplasser. Ergonomiske kontormøbler som hev- og senkbare arbeidsbord og ergonomiske stoler bidrar også. Men hvorfor ikke gå ett skritt lenger? Gjør det mulig å trene og styrke balansen mens dere arbeider, ved å bygge et treningsrom på kontoret med treningsballer, balansebrett, treningsstrikk, tredemøller og ergometersykler. 

Hva er deres felles verdier?

Trygg og sikker

En viktig utfordring når man skaper en åpen arbeidsplass er å få alle til å kjenne tilhørighet og trygghet. Det kan handle om å skape områder for sosial kontakt, men også noen arbeidsplasser med en dør som det går an å lukke. Det er viktig at det finnes arbeidsplasser for konfidensielt arbeid, slik at alle kan kjenne seg trygge på at deres private informasjon ikke deles åpent. For private møter er det også viktig med møterom med god lydisolering.

Skikk og bruk

Det er en stor frihet i å kunne velge hvor og hvordan man vil arbeide på kontoret. Ved å respektere hverandre og hverandres ulikheter på arbeidsplassen, kan dere skape mange fordeler og bygge opp en positiv bedriftskultur. Kontoret kan deles inn i soner for medarbeidernes behov for konsentrasjon: lav, middels og høy. Deretter kan dere sammen bestemme hvilke typer samtaler og aktiviteter som passer i hver enkelt sone. Hvis alle respekterer og følger prosedyrene, skaper dere et stressfritt og kreativt miljø der alle kan trives. 

Sammen skaper vi deres ideelle kontor

Kontakt oss

Hvordan ser dere på selvledelse?

Organisasjoner der medarbeiderne har høy selvstendighet er spesielt velegnet for fremtidens kontorer. Sterk egenledelse betyr ikke bare at man arbeider selvstendig mot målene og tar ansvar for arbeidsoppgavene, men også at man fokuserer energien på det man kan påvirke, og ber om hjelp når det er nødvendig. Ved å utvikle organisasjonens egenledelse kan den fysiske endringen av kontoret få enda sterkere virkning. Arbeidsmiljøet blir positivt og løsningsorienter med kollegaer som oppmuntrer og utvikler hverandre. 

Hva motiverer dere til å gå på jobb?

Tidligere måtte vi gå på jobben fordi det var der utstyret og datamaskinene var. I dag kan vi arbeide hvor som helst, og vi går kanskje på jobben fordi vi føler oss forpliktet til det. Målet med Next Office er å gjøre kontoret til en motivator i seg selv. Å skape miljøer som er så inspirerende at vi foretrekker å være der. Der vi møter positive, engasjerte kollegaer og har rom for personlig utvikling. En enkel, men selvfølgelig måte å bygge opp vellykkede organisasjoner og bedrifter på.