Case: Almi Jönköping

CASE-FAKTA

Kunde:
Almi Jönköping

Strategi i Kinnarps:
Henrik Axell

Prosjektleder i Kinnarps:
Annelie Björklund

Arbeidsplasser:
25–30 medarbeidere med masse plass til å vokse.

Levert:
November 2017

I forbindelse med at Almi Sverige gjennomførte en posisjonsendring, med ny strategi og nye roller, valgte Almi Jönköping å inkludere selve lokalene sine i forandringsprosjektet. Ved å bruke Kinnarps' Next Office-metode skapte de et arbeidsmiljø som støtter både medarbeiderne og deres merkevare. 

FLYTTEPROSJEKTET SOM BLE ET FORANDRINGSPROSJEKT

Alt startet med at Almi skulle bytte lokaler. I mange år har Almi holdt til i Jönköping, i det såkalte «Öriket», som ligger fint til ved Munksjön i sentrale Jönköping. Men kontrakten gikk ut, og utleieren tilbød nye lokaler i samme bygning, der det var mulig å renovere og bygge om etter Almis ønsker. Det begynte altså som et flytteprosjekt, men det utviklet seg til et forandringsprosjekt, forteller Johanna Donker som har ledet forandringsprosjektet.

«Samtidig som det ble aktuelt å bytte kontor, fikk vi også signaler fra konsernledelsen om at hele Almi-konsernet skulle implementere en ny strategi og utvikle varemerket. Vi skulle foreta en endring i vår posisjonering, som innebar at Almi i fremtiden hovedsakelig skulle fokusere på bedriftskunder med vilje og evne til å vokse, og ha en mer fremoverlent posisjon. Varemerkearbeidet skulle også resultere i en helt ny grafisk profil, med nytt utseende og nye farger. Alt dette falt sammen med våre tanker om å gå over til en mer moderne arbeidsform, og som samtidig støttet arbeidsoppgavene og aktivitetene våre. Hvis vi uansett skulle gjennom denne store flyttingen, ønsket vi å gjøre det med posisjonsforandringen som kompass. Vi så muligheten til å bruke forandringene i arbeidsmetoder til å implementere det nye Almi. Vi ønsket at det nye kontoret skulle gjenspeile det nye Almi, å leve som vi lærer.»

KINNARPS NEXT OFFICE®

Kartlegging for å skape en suksessfull bedrift

Next Office®-arbeidsplassanalyse er vår detaljerte løsning for å hjelpe deg å skape din nye innovative, effektive og bærekraftige arbeidsplass. Vi definerer behovene bedriftene har, og basert på de spesifikke behov, utarbeides en omfattende kartlegging, analyse og faktabaserte anbefalinger.  Dette gjennomføres sammen med metoder til å støtte ledelse, teknikker for å skape engasjement hos både ledere og ansatte, Involvering og inkludering av ansatte er ofte nøkkelen til suksess.  Du kan velge hele eller deler av prosessen, avhengig av dine behov og hvor du er i din endringsprosess. La oss skreddersy en løsning som pakker akkurat for deg. I midten av 2020 har Kinnarps gjennomført over 200 Next Office® arbeidsplassanalyser over hele Europa.

Les mer

«Kinnarps bekreftet umiddelbart at vi var på riktig spor, og ga oss verktøyene vi trengte for å gå videre i prosessen. Vi satte pris på at Kinnarps var så transparente og ga oss muligheten til å jobbe med de trinnene i Next Office-prosessen vi var interessert i. Vi opplevde at de ville skape de beste løsningene for våre behov, og at de ikke bare var ute etter å selge sine egne møbler. Vi har hatt et godt samarbeid.»

Johanna Donker, bedriftsrådgiver og prosjektleder for forandringsarbeidet til Almi Jönköping

KICK-OFF MED WORKSHOP OG «PLAYBOOK»

Prosjektet ble gjennomført i 2017, og de nye lokalene var klare til innflytting i november samme år. Når Kinnarps kom inn i prosjektet, hadde vi utført en foreløpig undersøkelse og første forslag til inndeling i soner var utført. Samarbeidet med Kinnarps startet med en kick-off på Kinnarps' hovedkontor, der Almis prosjektgruppe fikk se inspirerende kontormiljøer og snakket om visjon, mål, problemer og muligheter, samt at vi diskuterte de ulike sonene kontoret skulle deles inn i. Deretter gjennomførte vi en workshop på Kinnarps i Jönköping for medarbeiderne. Kinnarps Next Office Concept Manager, Henrik Axell, holdt også en forelesning om fremtidens arbeidsmiljøer og arbeidsmetoder, for å få deltakerne til å tenke på nye måter og inspirere til nye arbeidsmetoder.

«Bedriften har ansatte med helt ulike oppgaver – noen jobber med finansiering mens andre jobber med kundekontakt – noe som betyr at man har ulike behov. Fortrolighet var en annen utfordring å forholde seg til. Vi gikk gjennom alt dette, og utarbeidet en såkalt «playbook» som beskriver felles regler som medarbeiderne har bestemt at skal gjelde i ulike soner. Vi snakket også om ergonomi på arbeidsplassen, med fokus på bevegelse, varierte miljøer og akustiske løsninger, forteller Henrik Axell.

INNREDNING MED GJENBRUK

Med utgangspunkt i det som ble bestemt under workshopen er kontorets ulike soner innredet med produkter og løsninger som støtter personalets behov. Nye og eksisterende møbler er kombinert for å møte Almis ønske om fokus på gjenbruk.

«Vi valgte å gjenbruke alle kontorstoler som var i god stand, det store konferansebordet og mange andre møbler som passet sammen med det nye. For oss var det viktig med tanke på bærekraft, men det handler også om at vi bruker offentlige midler og dermed har et ansvar for å være økonomiske.»

Johanna Donker

«Selv om Almi ønsket seg et åpent miljø, er det alltid rom for å arbeide atskilt lokalene. Det er viktig å understreke at aktivitetsbasert arbeid ikke må innebære åpne miljøer og kontorlandskap – det er alltid medarbeidernes behov som er utgangspunktet!»

Henrik Axell, Next Office Concept Manager, Kinnarps Sverige

MØTER FOR ALLE MØTESTILER

Lokalene har møterom som dekker alle behov. Møterom til eksterne møter omfatter alt fra mer tradisjonelle konferanserom med konferansebord og stoler til aktive møter Rommet Hal, med møtebord som kan heves og senkes, i kombinasjon med krakkene i Frisbee er veldig populære.

LAVFOKUS – ARBEIDSPLASSENE SOM BRUKES MEST

Lavfokussonen med ergonomiske skrivebord i Serie[P] som kan heves og senkes er kontorets mest populære arbeidsplasser, og fylles raskt opp om morgenen. Her kan man snakke og diskutere så mye man vil, og mange opplever at samarbeidet over funksjonsgrensene har blitt bedre. Før endringen ble det utført en stor analyse av organisasjonens dokumenthåndtering. Så mye som mulig av de fysiske dokumentene er digitalisert. Sammen med lavfokussonen finnes det små telefonrom og møterom for opptil to personer.

«Jeg opplever at det er mye mer energi på jobben etter forandringen. Det er supre lokaler, og det er alltid hyggelig å komme hit. Opplegget med de ulike sonene gjør at man får nye kontaktflater på jobben – at man ikke havner sammen med de personene man alltid jobber sammen med. Vi deler mer informasjon om ulike prosjekter, og har mer dialog mellom de ulike stillingene fordi vi ikke sitter inndelt etter avdelinger. Jeg tror det er en fordel for både oss og kundene. Jobben går raskere og mer effektivt – og vi deler ideer med hverandre på en annen måte.»

Markus Jonsson, bedriftsutvikler med internasjonalt fokus, Almi Jönköping

MIDDEL- OG HØYFOKUS FOR ØKT KONSENTRASJON

For de som har behov for å konsentrere seg mer, finnes det flere valgmuligheter. Man kan velge å jobbe i et åpent kontorlokale med middels fokus, eller gå inn i et av de rommene som er ment for konsentrasjonskrevende arbeid. Alle arbeidsplasser har ergonomiske skrivebord i Serie\[P] som kan heves og senkes. I tilknytning til disse rommene finnes det også teamrom og arbeidsrom for opptil to personer. Ett av arbeidsrommene har også en tredemølle for dem som vil få inn litt bevegelse på en ny måte.

LOUNGE OG SPISEROM

Lounge og kantine/spiserom ligger i tilknytning til inngangen og fellesområdene. Her har Kinnarps og Almi funnet funksjonelle løsninger som støtter de ulike aktivitetene. For eksempel finnes det projektor og skjerm for å kunne holde interne eller eksterne presentasjoner og forelesninger. Det er også flere møterom som brukes til eksterne og interne møter. Inngangen har vært en prioritert del av prosjektet – her har man skapt en oase med musikk og behagelige sittemøbler.

«Det nye kontoret vårt hjelper meg i lederrollen. I dag kan vi velge en plass basert på arbeidsoppgaven, men mange av oss velger å jobbe i de åpne områdene. Da kan jeg full «åpenhet» på alt jeg gjør, noe som skaper muligheter til å «sparre» med kolleger og komme med forslag. De nye kontorene støtter samarbeid og forbedrer det vi leverer til kundene. Det er også enklere for meg som leder å få tilbakemelding på jobben jeg gjør. Jeg tror også at nyansatte kommer raskere inn i organisasjonen, og kommer godt inn i jobben i et sånt miljø.»

Carl Nyström, adm. dir., Almi Jönköping

KONTINUERLIG OPPFØLGING

De nye lokale er store. Totalt er det 640 kvadratmeter. Hvis man teller med alle arbeidsplasser – fra skrivebord til møterom og andre typer arbeidsplasser – har hver medarbeider fem plasser til disposisjon. Det var en strategisk avgjørelse for å kunne vokse med flere medarbeidere, enkelt og fleksibelt.       

«Vi føler at dette fungerer veldig bra. Vi ser at denne arbeidsmåten er en måte ledelsen kan implementere det nye Almi raskere på. Men samtidig har vi revet ned veggene og forbedret medarbeidernes roller. Vi har full respekt for at dette er et forandringsarbeid som krever kontinuerlig oppfølging», sier Johanna Donker.

Hver måned følger man opp hvordan arbeidet fungerer og om det er noen løsninger på kontoret som bør justeres.

«Det er viktig at vi forstår om det virkelig er en bestemt stol som er problemet, eller om vi må endre atferden vår. Det er lett å falle tilbake i gamle vaner og mønstre. Derfor diskuterer, justerer og jobber vi hele tiden.»

I samarbeid med Kinnarps har vi også gjennomført en oppfølgingsworkshop, der medarbeiderne og Next Office Concept Manager Henrik Axell har avstemt forventningene, kommet med forbedringsforslag og justert bedriftens playbook.

«Måling av forbedring av effektivitet og produktivitet er selvsagt vanskeligere, men jeg opplever at det har økt, og at det finnes ytterligere potensial.»

Carl Nyström

Almi har også et råd, «ENAS-rådet», som fungerer som en støtte for ledelsen.

«Vi følger jevnlig opp medarbeidernes trivsel og arbeidsmiljø med et spørreskjema. Vi har fått høye poeng på spørsmål om trivsel hver gang – medarbeiderne er også veldig stolte av arbeidsmiljøet sitt. Måling av forbedring i effektivitet og produktivitet er selvsagt vanskeligere, men jeg opplever at vi har økt, og at det finnes ytterligere potensial, sier Carl Nyström som er administrerende direktør for Almi Jönköping.

«I oppfølgingsworkshopen som ble gjennomført med Kinnarps, fokuserte vi på to ting: hvordan kan vi gjøre kundeopplevelsen enda bedre og hvordan kan vi øke effektiviteten enda mer i eksisterende miljø? Revisjon av playbooken var også viktig. Blant annet finjusterte vi de ulike fokusområdene og balansen mellom lav- og mellomfokus. Vi har blant annet kommet fram til at det bør være tydelig at det er helt greit å samarbeide og snakke sammen i mellomfokussoner, men at det skal skje innenfor visse rammer.»

Resultatet av Almi Jönköpings forandringsprosjekt har også hatt stor betydning utenfor kontorets vegger. Som prosjektleder for «ENAS»-prosjektet har Johanna Donkers mottatt utmerkelsen Årets Nytänkare i Almi-konsernet. Jönköping-kontoret har blitt et forbilde for alle andre Almi-kontorer, som også ønsker seg dette, med prosjektets sluttrapport som utgangspunkt. Ringvirkningene er store!

OPPSUMMERING:

  • Almi Jönköping har valgt å se kontorprosjektet som et forandringsprosjekt, der arbeidsmetode og innredning er tilpasset for å støtte medarbeiderne i bedriftens pågående posisjonsendring.
  • Prosjektet har vært basert på involvering. Alle medarbeiderne har deltatt i prosessen og vært involvert i workshops og i utformingen av playbooken. En prosjektgruppe har hatt ansvar for å drive og følge opp prosjektet.
  • IT har vært en suksessfaktor og ble integrert i prosjektet fra begynnelsen. Kontoret er papirløst, alle møterom kan bookes via Outlook, og vi bruker en app for å slippe inn og ønske kunder velkomne.

Likte du dette kundeeksempelet? Er du nysgjerrig på hva som kan gjøres med dine områder?

Kontakt oss